Getting Things Done: die GTD-Methode in fünf Schritten

Getting Things Done ist keine To-do-Liste, sondern eine Methode von David Allen, die alles, was dir im Kopf herumgeht, in fünf Schritten aus dem Kopf holt: Erfassen, Klären, Organisieren, Durchsehen, Erledigen. Eine To-do-Liste sagt dir, was zu tun ist. Getting Things Done sorgt dafür, dass du nichts mehr behalten musst und trotzdem nichts vergisst. Der Unterschied liegt nicht in der Liste. Er liegt in dem, was vorher mit jedem Punkt passiert.

Drei Dinge brauchst du dafür: einen Eingang, in dem alles landet, eine Frage, die du jedem Punkt stellst, und einen festen Termin, an dem du das Ganze durchsiehst. Durchgerechnet wird das an den ersten drei Wochen von Jonas, der ein Team von acht Disponenten leitet, zwei Kinder hat und bis Dezember eine neue Software einführen soll. Dazu kommen die sechs Listen, die Zwei-Minuten-Regel, der Wochenrückblick, die 1/3/5 Regel für den Tag und der Schritt, den David Allen nur andeutet: wie aus einem leeren Kopf eine Zielkette vom Jahr bis zum Tag wird.

Was Getting Things Done ist und was es nicht ist

Getting Things Done, kurz GTD, ist ein System zur Selbstorganisation, das der Berater David Allen 2001 in seinem gleichnamigen Buch beschrieben hat, auf Deutsch erschienen als „Wie ich die Dinge geregelt kriege“. Der Kern ist ein einziger Gedanke: Dein Kopf ist dafür gebaut, Ideen zu haben, nicht dafür, sie festzuhalten. Jede Zusage, jede halb gedachte Aufgabe und jede Mail, die noch eine Antwort braucht, ist eine offene Schleife. Wer sie im Kopf behält, der zahlt dafür mit Aufmerksamkeit. Wer sie in ein System legt, dem er vertraut, der bekommt die Aufmerksamkeit zurück.

Was GTD nicht ist: keine Prioritätenlehre, keine Zeitplanung, kein Ordnungssystem für Akten. Allen selbst nennt es nur widerwillig Zeitmanagement. Zeit lässt sich nicht managen, sie läuft. Managen lässt sich nur, was du mit deiner Aufmerksamkeit tust. Das bedeutet: GTD entscheidet nicht, was wichtig ist. Es sorgt dafür, dass du diese Entscheidung mit klarem Kopf treffen kannst, weil nichts mehr im Hintergrund nagt.

Allens Bild dafür stammt aus dem Karate: ein Geist wie Wasser. Ein Stein fällt in einen Teich, das Wasser reagiert genau so stark, wie der Stein es verlangt, und kommt dann zur Ruhe. Nicht mehr, nicht weniger. Wer eine Mail bekommt und drei Stunden darüber nachdenkt, der reagiert wie ein Teich im Sturm. Wer sie erfasst, klärt und ablegt, der reagiert wie Wasser.

Warum dein Kopf keine Ablage ist: offene Schleifen und was sie kosten

To-do-Listen sind eine gute Gewohnheit. Wer aufschreibt, was zu tun ist, vergisst weniger als jemand, der sich auf sein Gedächtnis verlässt. Nur löst die Liste das Problem nicht, für das GTD gebaut ist. Auf einer gewöhnlichen To-do-Liste steht „Software“, „Mama anrufen“ und „Steuer“. Drei Wörter, drei ungeklärte Dinge. Jedes Mal, wenn du die Liste ansiehst, musst du neu überlegen, was damit gemeint ist. Die Liste erinnert dich, aber sie entlastet dich nicht.

Die Psychologin Bluma Zeigarnik beschrieb 1927, dass Menschen sich an unerledigte Aufgaben besser erinnern als an erledigte. Der Kopf hält offene Dinge aktiv, ob du willst oder nicht. Die Psychologen E. J. Masicampo und Roy Baumeister ergänzten 2011 in einer Reihe von Experimenten den entscheidenden Punkt: Nicht die Erledigung beruhigt den Kopf, sondern ein konkreter Plan. Wer für eine offene Aufgabe den nächsten Schritt festlegt, der denkt danach deutlich seltener ungewollt an sie. Genau das ist der Mechanismus hinter GTD. Du musst nichts erledigen, um Ruhe zu bekommen. Du musst nur entscheiden, was der nächste Schritt ist, und ihn an einem Ort ablegen, dem du vertraust.

So sieht das bei Jonas aus, 41, Teamleiter in der Disposition einer Spedition mit drei Niederlassungen. Acht Leute, rund 80 Mails am Tag, ein Telefon, das selten still ist, zwei Kinder im Grundschulalter und ein Projekt, das ihm der Geschäftsführer im August gegeben hat: Bis 15. Dezember soll eine neue Dispositionssoftware in allen drei Niederlassungen laufen. Jonas arbeitet mit einer Liste im Notizbuch und mit Markierungen im Postfach. Am Sonntagabend liegt er wach und geht Dinge durch, die er am Montag nicht vergessen darf. Das ist keine Faulheit und kein Chaos. Das ist ein Kopf, der als Ablage benutzt wird.

An einem Samstagvormittag macht Jonas das, was Allen die Sammlung nennt: Er schreibt zwei Stunden und zehn Minuten lang alles auf, was ihm Aufmerksamkeit abverlangt. Jedes Thema eine Zeile. Beruflich, privat, groß, klein. Am Ende stehen 143 Zeilen auf dem Papier. 143 Dinge, die bis dahin irgendwo zwischen Postfach, Notizbuch und Hinterkopf lagen. Die Zahl überrascht die meisten, die das zum ersten Mal machen. Wer unter 100 bleibt, der hat meist noch nicht alles aufgeschrieben.

Die GTD Methode in fünf Schritten

GTD hat fünf Schritte, und jeder Schritt hat eine eigene Aufgabe. Wer sie vermischt, etwa beim Erfassen schon entscheidet oder beim Klären schon erledigt, der verliert den Überblick. Die Trennung ist der Trick. So laufen die fünf Schritte:

1. 01

   Erfassen: alles in einen Eingang

   Alles, was deine Aufmerksamkeit bindet, landet in einem Eingang: Notizen, Mails, Belege, Ideen, Zusagen. Nicht sortieren, nicht bewerten, nur sammeln. Du brauchst so wenige Eingänge wie möglich, aber so viele wie nötig: ein Postfach, ein Notizbuch, eine Ablage auf dem Schreibtisch. Jonas hat drei. Entscheidend ist, dass du jeden regelmäßig leerst.

2. 02

   Klären: was ist das, und was ist der nächste Schritt?

   Nimm jeden Punkt aus dem Eingang und stelle zwei Fragen. Erstens: Muss ich etwas tun? Wenn nein, kommt der Punkt in den Papierkorb, ins Archiv oder auf die Liste Irgendwann/Vielleicht. Wenn ja: Was ist die nächste sichtbare Handlung? Nicht „Software“, sondern „Anbieter anrufen und Schulungstermin für Oktober anfragen“. Braucht die Sache mehr als einen Schritt, ist sie ein Projekt.

3. 03

   Organisieren: jeder Punkt auf seine Liste

   Was unter zwei Minuten dauert, erledigst du sofort. Was jemand anderes tun kann, delegierst du und notierst es auf der Liste Warten auf. Was einen Termin hat, kommt in den Kalender. Alles andere kommt auf die Liste der nächsten Schritte, sortiert nach Kontext, also nach Ort oder Werkzeug. Projekte bekommen eine eigene Liste mit Namen und gewünschtem Ergebnis.

4. 04

   Durchsehen: der Wochenrückblick

   Einmal pro Woche leerst du alle Eingänge, gehst jedes Projekt durch, prüfst, ob jedes einen nächsten Schritt hat, siehst den Kalender der letzten und der nächsten zwei Wochen an und streichst, was nicht mehr zählt. Ohne diesen Termin vertraust du dem System nach zwei Wochen nicht mehr, und der Kopf fängt wieder an zu speichern.

5. 05

   Erledigen: nach Kontext, Zeit, Energie, Priorität

   Jetzt erst wird gearbeitet. Du siehst auf die Liste, die zu deiner Situation passt. Am Telefon die Anrufe, am Rechner die Mails, auf dem Heimweg die Besorgungen. Innerhalb der Liste wählst du nach verfügbarer Zeit, nach Energie und zuletzt nach Priorität. Diese Reihenfolge ist Absicht: Wer um 16 Uhr müde ist, der erledigt die drei kurzen Anrufe statt das Konzept.

Die Zwei-Minuten-Regel und die Frage nach dem nächsten Schritt

Die Zwei-Minuten-Regel ist der bekannteste Teil von GTD, und sie wird am häufigsten missverstanden. Sie lautet: Wenn der nächste Schritt weniger als zwei Minuten dauert, erledige ihn sofort, während du den Eingang klärst. Der Grund ist nicht, dass kleine Dinge wichtig wären. Der Grund ist, dass Ablegen, Wiederfinden und erneutes Lesen länger dauern als die Erledigung selbst. Jonas hat bei seiner Sammlung 38 der 143 Punkte in unter zwei Minuten erledigt: Termin bestätigen, Mail weiterleiten, Kollegin fragen, Rechnung freigeben. Zusammen hat ihn das knapp eine Stunde gekostet. 38 Dinge weniger im Kopf für eine Stunde Arbeit.

Die Regel hat eine Grenze, die Allen klar benennt: Sie gilt beim Klären des Eingangs, nicht als Arbeitsweise für den Tag. Wer den ganzen Tag Zwei-Minuten-Dinge erledigt, der hat am Abend 60 Kleinigkeiten geschafft und das Konzept nicht angefangen. Das bedeutet: Zwei Minuten sind eine Regel für die Ablage, nicht für die Prioritäten.

Die Listen von GTD: wohin jeder Punkt gehört

GTD arbeitet mit wenigen festen Listen, und jede hat eine Aufgabe. Wer alles auf eine Liste schreibt, dem hilft auch das Klären nicht, weil er beim Lesen wieder sortieren muss. Wer dagegen zu viele Listen führt, der sieht sie nicht mehr an. Allen braucht sechs Orte. So verteilt Jonas seine 143 Punkte darauf, nachdem 38 sofort erledigt und 21 in den Papierkorb gewandert sind:

Die Zahl, die Jonas am meisten überrascht, ist 22. Er hätte auf fünf oder sechs Projekte getippt. Doch nach Allens Definition ist jedes Ergebnis, das mehr als einen Schritt braucht, ein Projekt. Ein Fahrrad für die Tochter kaufen ist ein Projekt: Größe messen, zwei Läden vergleichen, Probefahrt, Kauf. Wer das nicht als Projekt führt, der hat „Fahrrad“ auf der Liste und tut drei Wochen nichts, weil kein Schritt dransteht.

Kontexte: Listen nach Ort und Werkzeug

Die Liste der nächsten Schritte wird nach Kontexten sortiert, also danach, wo oder womit du etwas tun kannst. Allen schlägt Kontexte wie Telefon, Computer, Büro, Zuhause, Besorgungen und Gespräche mit bestimmten Personen vor. Der Sinn: Wenn du 20 Minuten im Zug sitzt, willst du nicht 60 Schritte lesen, sondern die acht, die im Zug gehen. Jonas führt fünf Kontexte: Rechner, Telefon, Büro vor Ort, Zuhause und Gespräch mit dem Geschäftsführer. Der letzte ist sein nützlichster. Statt den Geschäftsführer dreimal pro Woche mit einer Frage abzufangen, kommt er einmal mit vier Punkten.

Viele Kontexte sind heute weniger scharf als 2001, weil Telefon und Rechner in einer Tasche stecken. Dann wähle Kontexte nach Energie oder nach Dauer: Dinge für zehn Minuten, Dinge, die einen klaren Kopf brauchen, Dinge für den Feierabend. Wer die Listen lieber als Tafel sieht, legt sie als Spalten an und begrenzt, wie viele Karten gleichzeitig in Arbeit sein dürfen. Diese Variante beschreibt Personal Kanban. Kurz gesagt: Der Kontext ist richtig, wenn du mit einem Blick siehst, was jetzt geht.

Der Wochenrückblick: die Stunde, die das System am Leben hält

Der Wochenrückblick ist der Schritt, den die meisten als ersten weglassen, und er ist der Schritt, ohne den der Rest nicht funktioniert. Allen nennt ihn den kritischen Erfolgsfaktor. Der Grund ist einfach: Du legst Dinge nur dann aus dem Kopf, wenn du sicher bist, dass du sie wiederfindest. Dieses Vertrauen entsteht nicht durch die Listen, sondern durch den Termin, an dem du sie ansiehst. Fällt der Termin zweimal aus, weiß dein Kopf das, und er fängt wieder an zu speichern.

Der Wochenrückblick hat drei Teile. Erstens leeren: alle Eingänge auf null, lose Zettel, Notizen, Postfach. Zweitens aktualisieren: jedes Projekt durchgehen und prüfen, ob es einen nächsten Schritt hat, die Liste Warten auf abgleichen, den Kalender der letzten und der nächsten zwei Wochen ansehen. Drittens entscheiden: die Liste Irgendwann/Vielleicht durchsehen und festlegen, ob etwas davon jetzt ein Projekt wird oder ob ein Projekt dorthin zurückwandert. Wer nur den ersten Teil macht, der räumt auf. Wer alle drei macht, der führt.

Wie du den Rückblick auf das Wesentliche kürzt, wenn du neben GTD auch Ziele führst, zeigt die Anleitung zum Wochenrückblick in zehn Minuten. Die zehn Minuten dort messen die Woche am Monatsziel, die 60 Minuten hier halten die Listen sauber. Beides zusammen ergibt einen Freitagnachmittag, der die nächste Woche entscheidet.

Jonas' erste drei Wochen mit GTD in Zahlen

Jonas legt seinen Wochenrückblick auf Freitag 15 Uhr. Die Disposition ist dann ruhiger, die Kinder sind noch in der Betreuung. So entwickeln sich seine Zahlen über die ersten drei Wochen:

Drei Dinge fallen auf. Die Zahl der Eingänge sinkt, weil Jonas vieles sofort klärt, statt es erst zu notieren und dann noch einmal anzusehen. Die Dauer des Rückblicks sinkt, weil die Listen beim zweiten Mal schon stimmen. Und die Zahl der aktiven Projekte sinkt im ersten Rückblick von 22 auf 15, weil Jonas sieben davon ehrlich nach Irgendwann/Vielleicht verschiebt. Das Spanischlernen gehört dazu. Es war nie ein Projekt für diesen Herbst, es hat nur so getan. Das bedeutet: Der erste Wochenrückblick ist weniger Pflege als Entrümpelung.

Den Arbeitsalltag organisieren: GTD, die 1/3/5 Regel und der Tag

Wer seinen Arbeitsalltag organisieren will, der braucht zwei Dinge, die GTD allein nicht liefert: eine Obergrenze für den Tag und eine Reihenfolge. GTD sagt dir, was alles offen ist, und das sind bei Jonas am Freitag 28 nächste Schritte. Keiner davon passt nicht in den Montag, alle zusammen passen erst recht nicht. Die Listen sind vollständig, aber vollständig ist nicht dasselbe wie machbar. An dieser Stelle hilft eine Faustregel aus der Büropraxis, die gut zu GTD passt: die 1/3/5 Regel.

Die 1/3/5 Regel sagt: Plane für einen Tag eine große Aufgabe, drei mittlere und fünf kleine, zusammen neun Dinge, mehr nicht. Groß heißt zwei bis drei Stunden konzentrierte Arbeit, mittel 30 bis 60 Minuten, klein unter 15 Minuten. Die Regel ist keine Wissenschaft, sondern eine Obergrenze gegen die Selbstüberschätzung. Ein Tag mit neun geplanten Dingen lässt Platz für das, was ungeplant kommt, und bei Jonas kommt jeden Tag etwas: ein Fahrer fällt aus, ein Kunde ruft an, eine Lieferung steht falsch.

So verbindest du beides: Am Abend oder im ersten Blick am Morgen nimmst du deine Liste der nächsten Schritte und ziehst nach 1/3/5 neun davon auf den Tag. Die große Aufgabe kommt aus einem Projekt, das auf dein Monatsziel einzahlt. Bei Jonas am Montag der dritten Woche: große Aufgabe Testimport von 200 Aufträgen in die neue Software, drei mittlere, darunter das Schulungskonzept für die acht Disponenten und das Gespräch mit dem Geschäftsführer, fünf kleine aus dem Kontext Telefon. Die große Aufgabe kommt zuerst, um 8:30 Uhr, bevor das Telefon den Tag übernimmt. Wie du die eine große Aufgabe so formulierst, dass du sie abends abhaken kannst, steht im Beitrag zu Tageszielen.

Dreierregel für den Alltag: höchstens drei Eingänge, drei feste Zeiten am Tag für das Postfach statt 80 Unterbrechungen, drei Fragen am Abend. Was habe ich von den neun geschafft? Was wandert zurück auf die Liste? Was ist morgen die große Aufgabe? Mehr braucht ein Tag nicht. Wer mehr plant, der plant das Scheitern mit ein.

GTD im Vergleich: welche Zeitmanagement-Methoden wozu passen

Welche Methoden gibt es für ein gutes Zeitmanagement, und wie verhält sich GTD dazu? Die ehrliche Antwort: GTD konkurriert mit den meisten nicht, es liegt unter ihnen. Die Eisenhower-Matrix sortiert nach wichtig und dringend, die Pomodoro-Technik teilt die Arbeit in Blöcke von 25 Minuten, Time Blocking reserviert Kalenderblöcke, Eat the Frog setzt das Schwerste an den Anfang. Alle vier setzen voraus, dass du weißt, was überhaupt ansteht. Genau das liefert GTD. Die Tabelle zeigt, welche Frage jede Methode beantwortet und wo ihre Grenze liegt.

Das bedeutet: GTD ist die Grundlage, auf der die anderen Methoden funktionieren. Wer mit der Eisenhower-Matrix arbeitet, aber nur die Hälfte seiner Aufgaben kennt, der sortiert die Hälfte. Wer Pomodoro nutzt, aber nicht weiß, welche Aufgabe die richtige ist, der konzentriert sich 25 Minuten auf das Falsche. Jonas kombiniert drei: GTD für die Listen, 1/3/5 für den Tag und einen Block von 8:30 bis 10:30 Uhr, in dem das Telefon umgeleitet ist, für die große Aufgabe.

Eine Kritik an GTD ist berechtigt, und sie kommt oft von Leuten, die es ernsthaft versucht haben: Das System ist pflegeintensiv, und wer es perfekt führen will, verbringt mehr Zeit mit den Listen als mit der Arbeit. Die Antwort darauf ist nicht, GTD wegzulegen. Die Antwort ist, es kleiner zu fahren: ein Eingang, eine Liste nächster Schritte mit drei Kontexten, eine Projektliste, ein Wochenrückblick. Vier Dinge, die Jonas in Woche drei 45 Minuten pro Woche kosten. Wer mehr braucht, der baut später aus.

Getting Things Done in der Zielkette: von Allens Horizonten zu Jahr, Quartal, Monat, Woche und Tag

GTD hat eine Schwäche, die Allen selbst gesehen hat: Es ist stark auf der Landebahn, bei den nächsten Schritten, und wird nach oben hin vage. Allen beschreibt sechs Horizonte, die er mit Flughöhen vergleicht: die Landebahn mit den nächsten Schritten, 10.000 Fuß mit den Projekten, 20.000 Fuß mit Verantwortungsbereichen, 30.000 Fuß mit Zielen für ein bis zwei Jahre, 40.000 Fuß mit einer Vision für drei bis fünf Jahre und 50.000 Fuß mit der Frage nach dem Sinn. Das ist ein gutes Bild. Nur bleibt im Buch offen, wie die Ebenen aneinanderhängen. Welches Projekt zahlt auf welches Ziel ein? Und was heißt das für den Dienstag?

Hier hilft die Zielkette: Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag. Sie nimmt Allens 30.000 Fuß als Jahresziel, bündelt die Projekte zu Quartals- und Monatszielen und macht aus den nächsten Schritten Wochen- und Tagesziele. Jedes Ziel hängt an einem größeren. Wer ein Projekt nicht an einem Jahresziel aufhängen kann, der hat entweder ein Projekt, das nach Irgendwann/Vielleicht gehört, oder ein Jahresziel, das fehlt. Beides ist eine Erkenntnis, die GTD allein nicht liefert.

So sieht Jonas' Kette für sein großes Projekt aus. Jahresziel: Die neue Dispositionssoftware läuft bis 15. Dezember in allen drei Niederlassungen. Quartalsziel für das vierte Quartal: Pilotbetrieb in Mannheim läuft ab 1. November ohne Papierliste. Monatsziel Oktober: alle acht Disponenten geschult, Testdaten vollständig übernommen. Wochenziele für diese Woche: zwei Schulungstermine gehalten, 200 Testaufträge importiert und geprüft. Tagesziel Dienstag: Testimport um 8:30 Uhr, zwei Stunden, mit Fehlerprotokoll an den Anbieter. Von 30.000 Fuß bis Dienstag 8:30 Uhr in fünf Zeilen.

In Gaapp ist genau diese Kette der Kern: fünf Ebenen von Jahr bis Tag, jedes Ziel hängt an einem größeren, und der Fortschritt je Ebene ist der Anteil der erledigten Ziele. GTD liefert dazu die saubere Landebahn: Der Eingang bleibt bei deinen Notizen, die nächsten Schritte bleiben auf deinen Listen, und die Zielkette zeigt, worauf sie einzahlen. Der Wochenrückblick wird dadurch zweiteilig: 45 Minuten für die Listen, zehn Minuten für die Frage, ob die Woche das Monatsziel bewegt hat. Wer vom Jahresziel bis zum Tagesziel herunterbrechen will, findet die Methode im Beitrag Jahresziele in Tagesschritte übersetzen, und wer ganz am Anfang steht, in der Anleitung zur Jahresplanung.

Für Jonas ändert die Kette eine Zahl: Von seinen 16 aktiven Projekten hängen neun an einem Jahresziel, beruflich die Software, privat der Halbmarathon im Oktober und das Fahrrad für die Tochter. Sieben hängen an nichts. Sie sind nicht falsch, aber sie bekommen keine große Aufgabe des Tages mehr. Sie laufen mit kleinen Schritten mit oder wandern nach Irgendwann/Vielleicht. Das ist kein Verlust. Das ist der Moment, in dem aus 143 Zeilen eine Richtung wird.

Die drei Fehler, an denen GTD scheitert, und drei Fragen zum Schluss

GTD scheitert selten an der Methode. Es scheitert an drei Fehlern, die sich in den ersten Wochen alle gleich anfühlen: wie Fleiß.

• Alles perfekt einrichten, bevor der erste Punkt geklärt ist. Wer drei Wochenenden mit der Wahl der App und dem Aufbau von 14 Kontexten verbringt, der hat ein schönes System und einen vollen Kopf. Fang mit Papier oder einer Notiz-App an, sammle einmal vollständig, kläre den Eingang. Das Werkzeug kannst du nach einem Monat wechseln, die Gewohnheit nicht.
• Den Eingang zur Liste machen. Der Eingang ist ein Durchgang, keine Ablage. Wer dort 200 Punkte stehen lässt, der hat seine To-do-Liste nur umbenannt. Der Eingang geht einmal am Tag auf null. Erst dann trägt das System.
• Projekte ohne nächsten Schritt. Ein Projekt, hinter dem kein nächster Schritt steht, ist eine Sorge mit Namen. Jonas hatte nach der ersten Sammlung bei neun von 22 Projekten keinen Schritt notiert. Im ersten Wochenrückblick hat er für jedes einen festgelegt. Danach war die Projektliste zum ersten Mal eine Liste von Dingen, die sich bewegen.

Drei Fragen zum Schluss, an deine letzte Woche:

• Kannst du in einer Minute aufzählen, worauf du gerade wartest, mit Namen und Datum?
• Hat jedes deiner Projekte einen nächsten Schritt, der so konkret ist, dass du ihn ohne Nachdenken beginnen könntest?
• Wann war dein letzter Wochenrückblick, der länger als zehn Minuten gedauert hat?

Wer eine der drei Fragen mit Nein oder mit „weiß nicht“ beantwortet, der hat kein Disziplinproblem, sondern einen Kopf, der als Ablage arbeitet. Kurz gesagt: Getting Things Done ist keine Liste von Dingen, die du tun musst. Es ist die Erlaubnis, sie zu vergessen, weil sie an einem Ort liegen, dem du vertraust. Wie Ziele so formuliert werden, dass diese Kette trägt, steht im Leitfaden Ziele erreichen.

Häufige Fragen zu Getting Things Done