Parkinsonsches Gesetz: Zeitbudgets statt offener Fristen

Das Parkinsonsche Gesetz ist keine Zeitmanagement-Methode, sondern eine spöttische Beobachtung. Als Parkinsonsches Gesetz gilt der Satz, dass sich Arbeit genau so weit ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Wer drei Wochen für eine Aufgabe hat, der braucht drei Wochen. Wer drei Tage hat, der schafft dieselbe Aufgabe meist in drei Tagen. Formuliert hat das der britische Historiker C. Northcote Parkinson 1955 in einem Essay im Economist, gemeint war es als Satire über Behörden, die immer weiter wachsen.

Aus der Satire ist ein Werkzeug geworden. Wenn Arbeit die verfügbare Zeit füllt, dann bestimmt die Zeit, die du einer Aufgabe gibst, wie lange sie dauert. Das lässt sich nutzen: mit kürzeren Fristen und vor allem mit Zeitbudgets, die festlegen, wie viele Stunden eine Aufgabe kosten darf. Durchgerechnet wird das an Lena, 36, freiberufliche Grafikdesignerin in Leipzig, zwei Kinder, 30 Arbeitsstunden pro Woche. Sie will bis März einen Onlinekurs fertig haben und findet seit Monaten keine Stunde dafür. Ihre Woche ist voll. Die Frage ist nur, womit.

Parkinsonsches Gesetz: was es besagt

Der Kernsatz steht gleich im ersten Absatz von Parkinsons Essay: „Work expands so as to fill the time available for its completion.“ Auf Deutsch: Arbeit dehnt sich in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Der Satz behauptet nicht, dass Menschen faul sind. Er beschreibt etwas Unbequemeres. Der Umfang einer Aufgabe steht nicht fest, er wächst mit dem Spielraum, den man ihm lässt.

Parkinsons eigenes Beispiel ist eine ältere Dame mit viel freier Zeit, die ihrer Nichte eine Postkarte schicken will. Eine Stunde sucht sie nach der passenden Karte, eine weitere nach der Brille, eine halbe nach der Adresse. Das Formulieren dauert länger als eine Stunde, und die Frage, ob sie für den Weg zum Briefkasten einen Schirm braucht, kostet noch einmal 20 Minuten. Am Abend ist sie erschöpft, der Tag war voll. Ein vielbeschäftigter Mensch erledigt dieselbe Karte in drei Minuten. Die Aufgabe ist dieselbe. Nur die verfügbare Zeit ist eine andere.

Daraus folgen drei Aussagen, die für deinen Alltag zählen:

• Die Dauer folgt der Frist, nicht dem Aufwand. Eine Aufgabe ohne festes Ende füllt den Raum bis zum nächsten Termin. Ob sie zwei Stunden gebraucht hätte oder acht, siehst du hinterher nicht mehr.
• Der Umfang wächst mit. Wer Zeit hat, der findet weitere Schritte: eine zusätzliche Abstimmung, eine dritte Variante, noch eine Kontrolle. Jeder einzelne Schritt ist vernünftig. Zusammen machen sie aus einer kleinen Aufgabe eine große.
• Die Ausdehnung fühlt sich wie Arbeit an. Niemand trödelt mit Absicht. Man arbeitet gründlich, bis die Zeit um ist, und hält das für Sorgfalt.

Kurz gesagt: Wer wissen will, wie lange eine Aufgabe dauert, der sollte zuerst fragen, wie viel Zeit er ihr gegeben hat.

Woher das Gesetz kommt: eine Satire über Bürokratie

Cyril Northcote Parkinson war britischer Marinehistoriker und lehrte in den 1950er Jahren an der Universität in Singapur. Am 19. November 1955 erschien im Economist ein Essay mit dem Titel „Parkinson's Law“, ohne Autorennamen, wie es dort üblich war. 1957 folgte das Buch gleichen Namens, das den Essay um weitere Kapitel über Verwaltungen, Ausschüsse und Finanzen ergänzte. Es wurde weit über Fachkreise hinaus bekannt und in viele Sprachen übersetzt.

Parkinson ging es nicht um Zeitmanagement. Sein Ziel war die Verwaltung. Er wollte zeigen, dass die Zahl der Beamten wächst, ganz gleich, ob die Arbeit zu- oder abnimmt. Als Beleg rechnete er die britische Admiralität vor. Nach seiner Auswertung sank die Zahl der Großkampfschiffe der Royal Navy zwischen 1914 und 1928 um rund zwei Drittel. Die Zahl der Beamten in der Admiralität stieg im selben Zeitraum um fast 80 Prozent. Weniger Flotte, mehr Verwaltung.

Als Erklärung nannte Parkinson zwei Triebkräfte. Erstens: Ein Beamter will Untergebene vermehren, nicht Rivalen. Wer sich überlastet fühlt, der holt sich lieber zwei Assistenten als einen gleichrangigen Kollegen, der ihm Konkurrenz machen könnte. Zweitens: Beamte machen einander Arbeit. Sieben Leute erledigen nun, was vorher einer getan hat, und jeder Vorgang wandert durch mehr Hände, ohne dass das Ergebnis besser wird. Aus beidem leitete Parkinson ein Wachstum der Verwaltung von gut fünf Prozent pro Jahr ab, unabhängig davon, wie viel tatsächlich zu tun war.

Dass ausgerechnet dieser Satz als Regel für das persönliche Zeitmanagement überlebt hat, ist eine kleine Ironie. Parkinson schrieb über Behörden, die wachsen. Gelesen wird er heute von Einzelnen, deren Aufgaben wachsen. Die Mechanik ist dieselbe. Was keinen festen Umfang hat, nimmt sich den Raum, den es bekommt.

Der parkinsonsche Effekt: so lange, wie man Zeit hat

Der parkinsonsche Effekt ist die Alltagsform des Gesetzes. Gemeint ist das Muster, dass du für eine Aufgabe genau so lange brauchst, wie du Zeit dafür hast. Der Satz „Man braucht immer so lange, wie man Zeit hat“ fasst ihn zusammen. Er klingt nach Ausrede, ist aber eine ziemlich genaue Beobachtung. Du erkennst den Effekt an fünf Stellen:

Bei Lena sieht der Effekt so aus. Für das Logo einer Bäckerei hat sie 12 Stunden kalkuliert, die Abgabe ist in drei Wochen. Gebraucht hat sie 19 Stunden. Nicht, weil das Logo schwieriger war als gedacht. Sie hat vier statt zwei Entwürfe gezeichnet, zwei Schriftfamilien mehr ausprobiert und die Präsentation dreimal umgebaut. Jeder dieser Schritte war sinnvoll. Zusammen haben sie sieben Stunden gekostet, die im Angebot nicht vorkamen und die ihr niemand bezahlt.

Dasselbe Muster zieht sich durch ihre ganze Woche. Telefonate mit Kunden stehen als volle Stunde im Kalender und dauern eine volle Stunde. Die Buchhaltung bekommt den Freitagvormittag, weil der Freitag dafür da ist, und füllt ihn. Das Postfach ist immer offen. Das bedeutet: Lenas Woche ist nicht zu kurz. Sie ist nur vollständig verteilt, bevor der Kurs überhaupt eine Chance bekommt. Kommt dir das bekannt vor?

Ist das Parkinsonsche Gesetz bewiesen?

Nicht im Sinne eines Experiments. Parkinson war Historiker, kein Psychologe, und seine Zahlen über die Admiralität waren als Pointe gedacht, nicht als Studie. Ein Naturgesetz ist es also nicht, und wer es so verkauft, der übertreibt. Trotzdem gibt es zwei Befunde aus der Forschung, die in dieselbe Richtung zeigen.

Der erste ist der Planungsfehlschluss. Daniel Kahneman und Amos Tversky haben 1979 beschrieben, dass Menschen den Aufwand eigener Vorhaben regelmäßig unterschätzen, selbst wenn sie wissen, dass frühere Vorhaben länger gedauert haben. Das klingt zunächst wie das Gegenteil von Parkinson. Ist es aber nicht. Beide Effekte sorgen dafür, dass Arbeit bis an die Frist heranreicht: der eine, weil wir zu knapp planen, der andere, weil wir großzügige Fristen auffüllen.

Der zweite Befund betrifft Fristen selbst. Dan Ariely und Klaus Wertenbroch haben 2002 untersucht, wie Menschen mit Abgabeterminen umgehen. In einem ihrer Versuche sollten Teilnehmende drei Texte Korrektur lesen. Wer gleichmäßig verteilte Zwischenfristen hatte, fand mehr Fehler und gab pünktlicher ab als jemand mit nur einem Endtermin. Selbst gewählte Fristen lagen dazwischen. Das ist kein Beweis für Parkinsons Satz. Es zeigt aber, dass mehrere kurze Fristen besser tragen als eine lange.

Als humorvolles Gegenstück zu Parkinson gilt Hofstadters Gesetz aus Douglas Hofstadters Buch „Gödel, Escher, Bach“ von 1979. Es besagt, dass alles länger dauert als erwartet, selbst wenn man Hofstadters Gesetz schon berücksichtigt hat. Parkinson und Hofstadter widersprechen sich nur scheinbar. Der eine beschreibt Aufgaben, die zu viel Zeit bekommen, der andere Aufgaben, die zu wenig bekommen. Beide enden am selben Ort: an der Frist.

Das Gegenmittel: Zeitbudget statt offener Frist

Eine Frist sagt, wann etwas fertig sein muss. Ein Zeitbudget sagt, wie viel Arbeit es kosten darf. Dieser Unterschied ist der Kern. Eine Frist in drei Wochen lässt offen, ob du drei Stunden hineinsteckst oder dreißig. Ein Budget von 12 Stunden lässt das nicht offen. Das bedeutet: Gegen Parkinson hilft weniger eine frühere Frist als eine Obergrenze für den Aufwand.

Kürzere Fristen und Zeitbudgets schließen sich nicht aus. Am stärksten wirken sie zusammen: ein Budget für den Aufwand und eine nahe Frist für das Ende. Wer nur die Frist vorzieht, der verdichtet die Arbeit, ohne ihren Umfang zu begrenzen. Wer nur ein Budget setzt, aber keinen Termin, der verschiebt den Anfang. Kurz gesagt: das Budget für das Wie viel, die Frist für das Wann.

Wie du Budgets als feste Blöcke in den Kalender legst, beschreibt der Artikel zum Time Blocking. Für kurze Etappen innerhalb eines Blocks eignet sich die Pomodoro-Technik mit ihrem Wecker nach 25 Minuten. Hier geht es um die Frage davor: wie groß das Budget sein soll, woher die Zahl kommt und was passiert, wenn es aufgebraucht ist.

Das Parkinsonsche Gesetz nutzen in fünf Schritten

Für den Anfang reichen eine Woche und eine Liste deiner wiederkehrenden Aufgaben. Einmalige Projekte kommen später dazu, wenn du Übung hast. Dann gehst du so vor:

1. 01

   Eine Woche messen statt schätzen

   Notiere fünf Arbeitstage lang, wie viel Zeit deine wiederkehrenden Aufgaben wirklich kosten: Besprechungen, Postfach, Berichte, Projektarbeit. Eine grobe Notiz in Viertelstunden reicht. Ohne Ist-Zeit setzt du Budgets nach Gefühl, und das Gefühl unterschätzt.

2. 02

   Fertig in einem Satz definieren

   Schreib für jede Aufgabe auf, was am Ende vorliegt, etwa „zwei Logo-Entwürfe als PDF an die Kundin“ statt „am Logo weitermachen“. Ohne diese Definition wächst der Umfang in jedes Budget hinein.

3. 03

   Budget setzen: Ist-Zeit minus ein Viertel

   Nimm die gemessene Zeit und zieh ein Viertel ab. Das ist eine Faustregel aus der Praxis, kein Messwert aus einer Studie. Sie ist knapp genug, dass der Leerlauf verschwindet, und großzügig genug, dass die Arbeit gelingt. Bei neuen Aufgaben dient die letzte ähnliche als Maßstab.

4. 04

   Das Ende in den Kalender schreiben

   Trag nicht nur den Beginn ein, sondern das Ende des Budgets. Ein Telefonat von 14:00 bis 14:30 endet eher um 14:30, wenn alle Beteiligten das Ende sehen. Ein Wecker oder eine Uhr im Blickfeld hilft, die Grenze ernst zu nehmen.

5. 05

   Nach Ablauf entscheiden und am Freitag nachjustieren

   Ist das Budget aufgebraucht, hast du drei Möglichkeiten: abgeben, was da ist, einmal gezielt nachbudgetieren oder den Umfang kürzen. Am Freitag vergleichst du Budget und Ist-Zeit. Lag eine Aufgabe zweimal über dem Budget, war es zu knapp. Lag sie zweimal deutlich darunter, darfst du weiter kürzen.

Schritt zwei ist der unscheinbarste und der wichtigste. Parkinsons Postkarte wurde nicht deshalb zum Tagesprojekt, weil die Dame langsam war. Es gab keine Grenze dafür, wann die Karte gut genug ist. Wer fertig definiert, der gibt dem Budget eine Form. Ohne diese Form ist jedes Budget nur ein Wecker, den man überhört.

Schritt fünf verhindert das Gegenteil. Ein Budget, das nie überprüft wird, wird entweder heimlich überzogen oder still eingehalten, obwohl die Qualität leidet. Beides merkst du nur, wenn du am Ende der Woche hinschaust. Zehn Minuten am Freitag reichen dafür, und wer seinen Wochenrückblick ohnehin macht, der hängt die Budgets einfach daran.

Das Beispiel: Lenas Woche mit Zeitbudgets

Lena hat eine Woche lang mitgeschrieben, in Viertelstunden, auf einem Zettel neben der Tastatur. Ihre 30 Arbeitsstunden verteilten sich zum größten Teil auf fünf wiederkehrende Posten. Für jeden hat sie danach ein Budget gesetzt, meist nach der Faustregel, bei einigen strenger, weil die Ist-Zeit offensichtlich aufgebläht war:

545 Minuten sind etwas mehr als neun Stunden. Fünf davon gibt Lena dem Onlinekurs, in zwei Blöcken am Dienstag und Donnerstag von 8:30 bis 11:00. Den Rest lässt sie als Puffer stehen. Ein Budget ohne Puffer kippt beim ersten kranken Kind, und dann kippt der Kurs gleich mit.

Beim Logo hat sie die Regel aus Schritt zwei angewandt. Fertig heißt jetzt: zwei Entwürfe, eine Schrift, eine Präsentation mit drei Folien. Die dritte und vierte Variante, die sie sonst gezeichnet hätte, fallen weg. Die Kundin hat keinen Unterschied bemerkt und den zweiten Entwurf genommen. Gebraucht hat Lena am Ende 13 Stunden, eine mehr als kalkuliert und sechs weniger als beim letzten Logo.

Bei den Abstimmungen hat sie nur die Standardlänge im Kalender geändert. Aus 60 Minuten wurden 30, und jeder Termin bekam vorab eine Zeile mit der Frage, die geklärt werden soll. Drei von vier Gesprächen waren nach 25 Minuten vorbei. Eines lief auf 40 Minuten, weil die Kundin ein neues Projekt anfragen wollte. Das ist kein Scheitern des Budgets. Für genau solche Fälle ist der Puffer da.

Was nicht sofort funktioniert hat, war das Postfach. In der ersten Woche hat Lena ihre 45 Minuten zweimal deutlich überzogen, weil sie zwischendurch doch nachgesehen hat. Erst als sie das Mailprogramm außerhalb der beiden Fenster um 9:00 und 13:30 geschlossen hat, hielt das Budget. Kurz gesagt: Ein Budget wirkt nur, wenn die Aufgabe außerhalb des Budgets nicht ständig anklopft.

Wann kürzere Fristen schaden

Großzügige Fristen haben einen guten Grund. Sie schützen vor Hektik, lassen Raum für Unvorhergesehenes und geben kreativer Arbeit Zeit zum Reifen. Wer das Parkinsonsche Gesetz als Aufforderung liest, jede Frist zu halbieren, der tauscht eine Verschwendung gegen eine andere. Was dann wächst, ist nicht die Arbeit, sondern der Stress. Drei Lagen verlangen deshalb Vorsicht:

• Arbeit, die Nachdenken braucht. Ein Konzept, eine schwierige Entscheidung oder ein Text mit Argument wird durch Druck selten besser. Hier hilft ein Budget für die Arbeitszeit, aber kein vorgezogener Termin. Die Tage zwischen zwei Blöcken arbeiten mit.
• Aufgaben mit Abhängigkeiten. Wenn du auf Zulieferungen anderer wartest, verkürzt eine frühere Frist nur deine Wartezeit, nicht deren Arbeit. Das bedeutet: Kürze Fristen dort, wo du den Ablauf selbst steuerst.
• Dauerhaft knappe Budgets. Ein Budget, das du jede Woche überziehst, ist kein Ansporn mehr, sondern eine Lüge im Kalender. Nach zwei Überschreitungen passt du es an, statt dich weiter schlecht zu fühlen.

Ein zweiter Fehler ist leiser: die künstliche Frist, die niemand ernst nimmt. Wer sich selbst den Donnerstag setzt und genau weiß, dass der echte Termin am Montag liegt, der arbeitet bis Montag. Selbst gesetzte Fristen brauchen deshalb eine Folge. Das kann eine Abgabe an eine andere Person sein, ein Termin, der auf das Ergebnis wartet, oder ein sichtbarer Eintrag, den du am Freitag prüfst. Ohne Folge bleibt die frühe Frist ein guter Vorsatz.

Parkinson in der Zielkette: Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag

Je länger der Zeitraum, desto stärker wirkt das Gesetz. Ein Jahresziel hat zwölf Monate Spielraum, und genau so verhält es sich: Im Januar ist noch viel Zeit, im Oktober wird es eng. Brian Moran und Michael Lennington bauen ihr Buch „Das 12-Wochen-Jahr“ auf dieser Beobachtung auf. Wer das Jahr gedanklich auf zwölf Wochen verkürzt, der spürt die Dringlichkeit nicht erst im Dezember, sondern ständig.

Die Zielkette nutzt dieselbe Wirkung auf jeder Ebene. Aus einer langen Frist werden viele kurze, jede mit eigenem Budget. Bei Lena sieht das so aus:

Von unten gelesen ist jede Ebene ein Zeitbudget mit naher Frist. Der Dienstag hat 150 Minuten und endet um 11:00. Die Woche hat fünf Stunden und endet am Freitag. Keine Ebene lässt Parkinson viel Raum, weil keine länger ist, als man überblicken kann. Und wenn ein Dienstag ausfällt, merkt Lena es am Freitag, nicht erst im März.

Wie du ein Jahresziel Ebene für Ebene herunterbrichst, zeigt der Artikel Jahresziele in Tagesschritte übersetzen. Wer gleich in Zyklen von zwölf Wochen planen will, der findet das Modell auf der Seite zum 12-Wochen-Jahr. Und wie du den einzelnen Tag in Reihenfolge und Blöcke bringst, beschreibt der Artikel zur Tagesplanung.

Drei Fragen an deine nächste Frist

Bevor du die nächste Aufgabe in den Kalender trägst, stell dir drei Fragen:

1. 01Wie lange hat die letzte ähnliche Aufgabe wirklich gedauert, und wie viel davon war nötig?
2. 02Woran erkenne ich in einem Satz, dass sie fertig ist?
3. 03Steht im Kalender ein Ende, oder nur ein Anfang?

Wer diese drei Fragen beantwortet, der braucht keine weitere Technik gegen den parkinsonschen Effekt. Das Parkinsonsche Gesetz ist keine Klage über zu wenig Zeit, sondern der Hinweis, dass du die Größe deiner Aufgaben selbst festlegst.

Häufige Fragen zum Parkinsonschen Gesetz