Eisenhower-Matrix-Vorlage: PDF zum Ausdrucken

Diese Eisenhower-Matrix-Vorlage ist kein leeres Quadrat mit vier Feldern. Sie fragt zuerst nach deinem Wochenziel, denn erst daran lässt sich messen, was wichtig ist. Du bekommst sie als PDF mit zwei Seiten: Seite 1 ist die leere Matrix zum Ausdrucken, Seite 2 zeigt sie ausgefüllt mit Lenas Montag. Wie die Methode funktioniert, erklärt der Artikel Eisenhower-Matrix: wichtig und dringend trennen. Hier geht es nur um das Blatt.

Was in der Eisenhower-Matrix-Vorlage steht

• Datum und Wochenziel. Ein Satz ganz oben, an dem du jede Aufgabe misst. Ohne ihn ist alles wichtig.
• Achsen. Dringend und nicht dringend stehen oben, wichtig und nicht wichtig links. Jede Kombination ergibt genau ein Feld.
• Feld 1, Sofort erledigen. Wichtig und dringend. Die Spalte „Bis“ nimmt die Uhrzeit auf. Mehr als drei Einträge sind ein Warnsignal.
• Feld 2, Einplanen. Wichtig, nicht dringend. Die Spalte „Termin“ verlangt Tag und Uhrzeit, denn einplanen heißt Kalendereintrag.
• Feld 3, Delegieren. Dringend, nicht wichtig. Die Spalte „An wen, wie“ hält fest, ob du abgibst, verkürzt oder bündelst.
• Feld 4, Weglassen. Weder wichtig noch dringend. Durchstreichen oder mit Datum auf eine Später-Liste.
• Stunden. Jede Zeile hat eine Spalte für deine Schätzung. Unten steht die einzige Kennzahl der Matrix: Stunden in Feld 2 von deinen verfügbaren Stunden.

Jedes Feld hat sieben Linien mit einem Kästchen zum Abhaken. Wer mehr als sieben Aufgaben in ein Feld schreibt, der sortiert nicht mehr, der sammelt.

So füllst du die Vorlage aus

1. 01

   Wochenziel eintragen

   Ein Satz, abgeleitet aus deinem Monatsziel, etwa „Angebot fertig bis Freitag“. Wie du solche Sätze für eine Woche formulierst, steht unter [Wochenziele](/blog/wochenziele).

2. 02

   Alles aufschreiben, dann einsortieren

   Sammle erst alle Aufgaben auf einem Zettel. Dann stellst du je Aufgabe die zwei Fragen vom Kopf des Blatts und schreibst sie in das passende Feld.

3. 03

   Stunden schätzen

   Trag je Zeile eine grobe Schätzung ein. Liegt die Summe über deiner verfügbaren Zeit, weißt du vor dem ersten Termin, was heute nicht passiert.

4. 04

   Die rechte Spalte füllen

   Feld 1 bekommt eine Uhrzeit, Feld 2 einen Termin, Feld 3 einen Namen oder eine Form wie „20 Minuten gebündelt“. Feld 4 streichst du durch.

5. 05

   Am Abend die Stundenzeile ausfüllen

   Wie viele Stunden lagen heute in Feld 2? Die Zahl kommt unten aufs Blatt. Nach einer Woche hast du fünf Zahlen und siehst, ob deine Ziele Zeit bekommen.

Ausgefülltes Beispiel: Lenas Montag

Lena ist selbstständige Webdesignerin und hat montags fünf Stunden zwischen Kita-Bringen und Abholen. Ihr Wochenziel in KW 41: „Angebot für die Steuerkanzlei fertig bis Freitag“. Auf ihrem Zettel stehen zwölf Aufgaben mit zusammen 13 geschätzten Stunden. Seite 2 des PDF zeigt, wohin sie wandern.

Feld 1 enthält drei Aufgaben mit 2,25 Stunden, erledigt bis 11:30 Uhr. Feld 2 bekommt das Angebot von 11:30 bis 13:30 Uhr, Portfolio und Rechnung bekommen Termine an anderen Tagen. In Feld 3 gibt Lena nichts ab, sie verkürzt: E-Mails in 20 Minuten, das Webinar nur als Aufzeichnung. Feld 4 landet mit Datum auf der Später-Liste. Unten steht die Zahl, um die es geht: zwei von fünf Stunden in Feld 2.

Die Eisenhower-Matrix-Vorlage in Word, Excel oder als Text

Das PDF ist zum Ausdrucken gebaut, nicht zum Tippen. Wer lieber am Rechner sortiert, der kopiert den Textblock unten in Word, Excel, Google Sheets oder eine Notiz. In Excel wird daraus eine Liste: eine Zeile je Aufgabe, Spalten für Feld, Termin und Stunden. Nach der Spalte Feld sortiert, stehen die vier Gruppen untereinander, ohne dass du ein Raster zeichnest.

EISENHOWER-MATRIX                                     Datum: ____________
Wochenziel (Maßstab für wichtig): ______________________________________

FELD 1  SOFORT ERLEDIGEN   wichtig und dringend       Bis        Std.
[ ] ........................................          ______     ____
[ ] ........................................          ______     ____
[ ] ........................................          ______     ____

FELD 2  EINPLANEN          wichtig, nicht dringend    Termin     Std.
[ ] ........................................          ______     ____
[ ] ........................................          ______     ____
[ ] ........................................          ______     ____

FELD 3  DELEGIEREN         dringend, nicht wichtig    An wen     Std.
[ ] ........................................          ______     ____
[ ] ........................................          ______     ____
[ ] ........................................          ______     ____

FELD 4  WEGLASSEN          weder noch                            Std.
[ ] ........................................                     ____
[ ] ........................................                     ____

Stunden in Feld 2: ____ von ____ verfügbaren Stunden

Wann Papier reicht und wann eine App hilft

Papier reicht, solange dein Wochenziel klar ist und du jeden Morgen ein frisches Blatt nimmst. Die Matrix ordnet dann einen Tag, in zehn Minuten und ohne Werkzeug. Das ist ihre Stärke, und dafür ist diese Vorlage gebaut.

Papier reicht nicht mehr, wenn die Frage nach wichtig an mehr hängt als an einem Satz. Das Wochenziel kommt aus einem Monatsziel, das Monatsziel aus einem Quartal, das Quartal aus einem Jahresziel. Diese Kette führt Gaapp: Jedes Tagesziel gehört zu einer Woche, jede Woche zu Monat, Quartal und Jahr, und der Fortschritt wandert beim Abhaken nach oben. Eine Eisenhower-Ansicht, Felder für dringend oder eine Stundenschätzung gibt es in Gaapp nicht. Kurz gesagt: Die Vorlage sortiert deine Aufgaben, die App sagt dir, woran du sie misst. Die wichtigste Aufgabe aus Feld 2 wird dort dein Tagesziel. Wie die Kette vom Jahr bis zum Tag entsteht, zeigt Ziele erreichen.

Häufige Fragen zur Eisenhower-Matrix-Vorlage