To-do-Liste: so schreibst du eine, die fertig wird

Eine To-do-Liste ist kein Speicher. Sie ist eine Auswahl: die Aufgaben, die du heute erledigst, in Sätzen, die du abends abhaken kannst. Alles, was irgendwann einmal ansteht, gehört nicht auf sie, sondern in eine andere Liste. Genau hier scheitern die meisten Listen, denn sie sammeln, statt zu entscheiden.

Drei Dinge machen aus einer Sammlung eine To-do-Liste: ein Tag, an dem jede Aufgabe fällig ist, ein Verb am Anfang jedes Eintrags und ein Maßstab, der sagt, was heute überhaupt auf die Liste darf. Der Maßstab ist dein Wochenziel. Durchgerechnet wird das an Katrin, 42, Steuerberaterin mit eigener Kanzlei, drei Angestellten und einer Liste mit 47 Einträgen. Dazu kommen eine Formel für jeden Eintrag, fünf Schritte zum Erstellen, eine Vorlage für Tag und Woche und der Vergleich zwischen Papier und App.

Was eine To-do-Liste ist und was sie nicht ist

Eine To-do-Liste ist die Liste der Aufgaben, die du an einem bestimmten Tag erledigen willst. Drei Merkmale sind fest: Jeder Eintrag ist eine einzelne Handlung, jeder Eintrag hat einen Tag, und die Liste ist am Abend leer oder fast leer. Wer am Abend eine Liste mit 30 offenen Punkten vor sich hat, der hat keine To-do-Liste geführt, sondern ein Inventar. Das Inventar ist nicht nutzlos. Es ist nur für etwas anderes gebaut.

Das Sammeln hat seinen Wert. David Allen nennt es 2001 in „Getting Things Done“ den ersten Schritt: alles aus dem Kopf holen, damit der Kopf frei wird. Wer alles aufschreibt, der schläft besser, und das ist kein Spruch, sondern gemessen: Roy Baumeister und E. J. Masicampo zeigten 2011, dass unerledigte Aufgaben den Kopf so lange beschäftigen, bis ein konkreter Plan für sie steht. Nur ist eine Sammlung eben noch keine Entscheidung. Die Sammlung sagt, was es alles gibt. Die To-do-Liste sagt, was heute dran ist.

Warum deine To-do-Liste nicht funktioniert: die drei Fehler, die niemand bemerkt

Katrins Liste ist ein typischer Fall. Montagmorgen, 7:40 Uhr, 47 Einträge in einer Notiz-App, der älteste vom März. Sie arbeitet jeden Tag mit dieser Liste, sie hakt auch jeden Tag etwas ab, und trotzdem wird die Liste nicht kürzer. Woran liegt das? Nicht an ihrer Disziplin. An der Liste selbst. Wer die 47 Einträge sortiert, der findet drei Fehler, und jeder fühlt sich im Moment des Aufschreibens richtig an.

14 von 47. Das ist der Anteil, mit dem Katrin tatsächlich arbeiten kann. Die anderen 33 Einträge sind nicht falsch, sie stehen nur am falschen Ort, und jeder Blick auf die Liste zeigt sie mit. Das bedeutet: Katrin liest jeden Morgen 33 Dinge, die sie heute nicht tun wird, bevor sie die 14 findet, die zählen. Das kostet keine fünf Minuten. Es kostet den Blick dafür, was heute wichtig ist.

• Fehler eins: Die Liste als Speicher. Alles landet auf derselben Liste, von der Steuererklärung bis zum Geburtstagsgeschenk. Sammeln ist richtig, nur nicht hier. Eine Liste, auf der alles bleibt, was je darauf stand, ist ein Archiv mit Häkchen.
• Fehler zwei: Projekte als Aufgaben. „Website neu“ steht seit März auf Katrins Liste. Kein Tag hat die Zeit für eine neue Website, also wandert der Eintrag jeden Tag mit und wird jeden Tag ein Stück schwerer. Eine Aufgabe, die du nicht an einem Tag erledigen kannst, ist keine Aufgabe.
• Fehler drei: Kein Tag und kein Maßstab. 47 Einträge ohne Datum sind 47 gleich wichtige Dinge. Wer keinen Maßstab hat, der nimmt das Dringendste oder das Leichteste, und beides ist selten das Wichtigste. Der Maßstab fehlt, weil die Liste nicht weiß, wofür Katrin diese Woche arbeitet.

Was in eine To-do-Liste gehört und was nicht

In eine To-do-Liste gehören Aufgaben, die drei Bedingungen erfüllen: Du kannst sie in einem Zug erledigen, sie dauern höchstens zwei Stunden, und sie zahlen auf ein Ziel ein, das du diese Woche verfolgst, oder sie halten den Betrieb am Laufen. Alles andere hat einen eigenen Ort. Wer vier Listen führt statt einer, der hat nicht mehr Verwaltung, sondern weniger: Jede Liste wird kürzer, und jede beantwortet eine andere Frage.

Die To-do-Liste für heute ist die kleinste der vier und die einzige, die du mehrmals am Tag ansiehst. Die Wochenliste ist ihr Maßstab: drei Wochenziele, nicht mehr, und jede Tagesaufgabe lässt sich einem davon zuordnen oder gehört zum Betrieb. Die Projektliste nimmt alles auf, was mehrere Schritte braucht, und zeigt je Projekt nur den nächsten. Die Später-Liste ist der Ort für alles, was Katrin nicht vergessen, aber auch nicht jeden Tag sehen will: das Geburtstagsgeschenk für ihre Mutter, die Idee mit dem Mandanten-Newsletter, der Fachartikel über automatische Belegerkennung. Jede Idee bekommt ein Datum, an dem Katrin sie wieder ansieht. Bis dahin ist sie unsichtbar, und das ist der Sinn. Vier Listen mit klarem Zweck und ein Kalender für alles mit Uhrzeit sind der Kern jeder Selbstorganisation für Aufgaben und Termine.

Was nicht auf die To-do-Liste gehört, erkennst du an drei Fragen. Hat es eine Uhrzeit? Dann gehört es in den Kalender, denn der Kalender hält den Platz frei, die Liste nicht. Braucht es mehr als einen Arbeitsblock? Dann ist es ein Projekt, und auf die Liste kommt nur der nächste Schritt. Könnte es jemand anderes genauso gut erledigen? Dann gehört es auf die Liste dieser Person, mit einem Datum, an dem du nachfragst. Kurz gesagt: Die To-do-Liste ist das Ergebnis der Sortierung, nicht ihr Ort.

To-do-Liste erstellen in fünf Schritten

Eine To-do-Liste erstellst du am Vorabend, nicht am Morgen. Am Abend weißt du, was heute liegen geblieben ist, und der Kopf ist noch im Thema. Am Morgen entscheidet sonst der Posteingang, was zuerst kommt. Die Methode dafür ist über hundert Jahre alt. Ivy Lee riet 1918 den Führungskräften von Bethlehem Steel, jeden Abend die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag aufzuschreiben, sie nach Wichtigkeit zu ordnen und am Morgen mit der ersten anzufangen, bis sie fertig ist. Kevin Kruse erzählt die Geschichte 2015 in „15 Secrets Successful People Know About Time Management“ nach. Eine Variante mit neun Plätzen, nach Größe sortiert, ist die 1-3-5-Regel für den Tag. Sechs Aufgaben, ein Abend, zehn Minuten. So geht Katrin vor:

1. 01

   Sammlung leeren, zwei Minuten

   Alles, was im Kopf, im Posteingang oder auf Zetteln liegt, wandert in die Sammlung. Nicht sortieren, nur aufschreiben. Katrin notiert am Montagabend elf neue Einträge, vom Rückruf beim Finanzamt bis zur Frage ihrer Tochter nach dem Schulausflug.

2. 02

   Wochenziele ansehen, eine Minute

   Bevor eine Aufgabe auf die Tagesliste kommt, liest Katrin ihre drei Wochenziele: drei Mandanten auf digitale Belege umstellen, den Schulungsplan für das Team fertig haben, die Quartalsabschlüsse für fünf Mandanten freigeben. Das ist der Maßstab für alles, was folgt.

3. 03

   Sechs Aufgaben wählen, drei Minuten

   Aus Sammlung und Wochenzielen wählt Katrin höchstens sechs Aufgaben für morgen. Drei zahlen auf die Wochenziele ein, drei halten den Betrieb am Laufen. Jede dauert höchstens zwei Stunden. Was nicht passt, bleibt in der Sammlung oder wird zu einem Projekt mit nächstem Schritt.

4. 04

   Jede Aufgabe mit Verb und Ergebnis schreiben, zwei Minuten

   „Müller GmbH“ wird zu „Belegerfassung bei der Müller GmbH einrichten und Frau Müller den Zugang schicken“. Am Ende jeder Aufgabe steht eine Dauer in Minuten. Die Summe zeigt, ob der Dienstag die Liste überhaupt trägt.

5. 05

   Reihenfolge festlegen und Puffer lassen, zwei Minuten

   Die wichtigste Aufgabe steht oben und bekommt den ersten Arbeitsblock des Tages. Lothar Seiwert empfiehlt in der ALPEN-Methode, nur 60 Prozent der Arbeitszeit zu verplanen und 40 Prozent als Puffer zu lassen. Bei Katrins achtstündigem Tag sind das rund fünf Stunden für die Liste. Mehr trägt kein Tag mit Telefon und Mandanten an der Tür.

Zehn Minuten am Abend, und der nächste Tag beginnt mit einer Entscheidung statt mit einer Suche. Wer das eine Woche lang macht, der merkt am Freitag etwas Ungewohntes: Die Liste war an jedem Abend leer oder fast leer. Nicht, weil weniger zu tun war. Weil weniger darauf stand.

Wie schreibt man eine To-do-Liste: die Formel für jeden Eintrag

Einen Eintrag schreibst du so, dass du am Abend ohne Nachdenken sagen kannst, ob er erledigt ist. Die Formel hat vier Teile: Verb, Objekt, Ergebnis, Dauer. „Steuer“ ist kein Eintrag. „Umsatzsteuervoranmeldung für die Bäckerei Koch übermitteln, 40 Minuten“ ist einer. Das Verb macht aus dem Stichwort eine Handlung. Das Ergebnis sagt, wann Schluss ist. Die Dauer sagt, ob der Tag die Aufgabe trägt.

Fünf Einträge, fünf Korrekturen, und alle folgen derselben Regel. Die Abendprobe lautet: Kannst du den Eintrag mit Ja oder Nein beantworten? „Website neu“ kann niemand mit Ja beantworten. „Drei Angebote angefordert“ schon. Wer beim Schreiben schon an das Häkchen denkt, der schreibt von selbst kleiner und klarer. Die Dauer am Ende ist dabei keine Verzierung. Sie ist die Zahl, die am Abend entscheidet, ob morgen sechs Aufgaben passen oder nur vier.

Drei Regeln für die Reihenfolge

• Die wichtigste Aufgabe zuerst. Nicht die dringendste, nicht die leichteste. Die, die am stärksten auf das Wochenziel einzahlt. Bei Katrin ist das die Müller GmbH, weil das Wochenziel „drei Mandanten umstellen“ heißt und am Dienstagmorgen noch keiner umgestellt ist.
• Gleiche Arbeit bündeln. Drei Anrufe hintereinander kosten weniger als drei Anrufe über den Tag verteilt, weil jeder Wechsel Anlauf braucht. Katrin legt Telefonate auf 11 Uhr, wenn die Behörden erreichbar sind und ihr erster Arbeitsblock vorbei ist.
• Die kleinste Aufgabe ans Ende. Der Anruf von 15 Minuten ist die Versuchung des Morgens, weil er sich schnell abhaken lässt. Wer den Tag mit den kleinen Dingen beginnt, der ist um 10 Uhr beschäftigt gewesen und hat nichts bewegt.

Und wenn die wichtigste Aufgabe die unangenehmste ist? Dann erst recht nach oben. Eine Aufgabe, die du dreimal verschoben hast, kostet an jedem der drei Tage Energie, ohne dass sie kleiner wird. Bluma Zeigarnik hat 1927 beschrieben, dass unerledigte Aufgaben im Gedächtnis präsenter bleiben als erledigte. Das bedeutet: Die unangenehme Aufgabe arbeitet im Hintergrund weiter, bis du sie erledigst. Um 8:30 Uhr ist sie am günstigsten.

To-do-Liste Vorlage: ein Blatt für den Tag, eins für die Woche

Die Vorlage für den Tag hat acht Zeilen: oben das Wochenziel, dann höchstens sechs Aufgaben mit Dauer, darunter die Summe. Sie passt auf eine Karteikarte, einen Zettel oder in eine Notiz. Die rechte Spalte zeigt Katrins Dienstag, damit du siehst, wie knapp ein Eintrag sein darf.

280 Minuten bei fünf Stunden Budget. Der Rest des Tages gehört dem Telefon, den Mandanten an der Tür und den Fragen des Teams, und genau dafür ist er frei. Hätte Katrin acht Stunden verplant, wäre um 17 Uhr die Hälfte offen, und der Dienstag hätte sich wie eine Niederlage angefühlt. Mit fünf Stunden ist die Liste um 16 Uhr abgehakt. Das ist kein Trick. Das ist die richtige Zahl.

To-do-Listen für die Woche

Die Wochenvorlage ist kein großer Tageszettel. Sie hat zwei Teile: oben die drei Wochenziele, darunter fünf Zeilen für die Tage mit je einer Hauptaufgabe. Die übrigen Aufgaben des Tages kommen erst am Vorabend dazu. Wer am Sonntag schon jeden Tag voll plant, der plant Dienstag bis Freitag ins Blaue, weil der Montag immer anders läuft als gedacht. Die Quartalsabschlüsse verteilt Katrin als Aufgabe drei auf die Tage, je einer pro Tag, so ist das dritte Wochenziel am Freitag erledigt, ohne dass es einen eigenen Tag braucht. Wie der Freitag die Woche misst, zeigt der Beitrag zum Wochenrückblick in zehn Minuten.

Fertige Zielpakete, die ein Jahresziel bis zur Tagesaufgabe herunterbrechen, findest du unter Vorlagen. Wie du eine Tagesaufgabe so formulierst, dass sie abends abgehakt ist, zeigt der Beitrag zu Tageszielen.

Papier, Notiz-App oder Aufgaben-App: welche To-do-App die beste ist

Die beste To-do-App ist die, die dich jeden Abend fragt, wofür du morgen arbeitest. Das klingt nach Ausweichen, ist aber die ehrliche Antwort, denn die meisten Apps lösen das falsche Problem. Sie machen das Sammeln bequemer: Teilen aus jeder App, Erinnerungen, Unterlisten, Schlagworte. Sammeln war aber nie Katrins Problem. Ihr Problem war die Auswahl, und die kann keine App übernehmen. Sie kann nur den Maßstab sichtbar machen. Papier kann das übrigens auch, und für viele reicht es.

Das Kriterium ist also nicht die Funktionsliste, sondern eine Frage: Zeigt dir das Werkzeug beim Eintragen einer Aufgabe, wozu sie gehört? Eine App, die nur eine lange Liste zeigt, ist ein schnellerer Zettel. Eine App, die beim Anlegen einer Aufgabe nach dem Wochenziel fragt, verändert, was du einträgst. Wer vier Listen auf Papier führt, der kommt ohne App aus. Wer die Listen an eine Zielkette hängen will, der braucht ein Werkzeug, das die Ebenen kennt. Katrin hat sich für das zweite entschieden, aus einem einfachen Grund: Ihre Sammlung lag schon digital, und der Maßstab fehlte. Welche Kriterien für eine passende To-do-Liste-App zählen, zeigt ein Vergleich von sieben Apps.

Die To-do-Liste in der Zielkette: vom Jahresziel zur Tagesaufgabe

Die To-do-Liste ist die unterste Ebene einer Kette, die beim Jahresziel beginnt. Katrins Jahresziel: Alle 90 Mandanten der Kanzlei arbeiten bis Dezember mit digitalen Belegen. Daraus wird das Quartalsziel für Oktober bis Dezember: 30 Mandanten umgestellt, das Team geschult. Daraus das Monatsziel Oktober: zehn Mandanten umgestellt, Schulungsplan fertig. Daraus das Wochenziel: drei Mandanten umgestellt. Und daraus die Aufgabe am Dienstag: Belegerfassung bei der Müller GmbH einrichten. Jede Ebene beantwortet die Frage der Ebene darunter: Warum steht das heute auf meiner Liste?

Diese Kette ist der Maßstab, der Katrins alter Liste gefehlt hat. 47 Einträge ohne Ziel sind 47 gleich wichtige Dinge. 47 Einträge neben einem Wochenziel sortieren sich fast von selbst: Drei zahlen ein, zwanzig halten den Betrieb, der Rest wartet oder geht. Die Rechnung dahinter ist einfach. Zehn Mandanten im Oktober sind bei 22 Arbeitstagen einer alle zwei Tage. Wer das weiß, der sieht am Mittwochabend, ob die Woche noch im Plan ist, und nicht erst am Monatsende. Wie du vom Jahresziel bis zum Tag kommst, zeigt die Anleitung zur Jahresplanung, die Grundlagen stehen im Leitfaden Ziele erreichen.

In Gaapp ist diese Kette der Aufbau der App: fünf Ebenen von Jahr bis Tag, und jede Aufgabe hängt an einem Ziel darüber. Der Fortschritt je Zeitraum ist der Anteil der erledigten Ziele, ein feiner Strich zeigt daneben die vergangene Zeit. Eine Aufgabe ohne Ziel darüber fällt dort sofort auf, und genau das ist die Frage, die eine To-do-Liste jeden Abend stellen sollte. Wer im Team arbeitet, der hängt die Aufgaben an gemeinsame Wochenziele, und jeder sieht, worauf die eigene Liste einzahlt.

Drei Fragen an deine Liste von heute

• Steht auf deiner Liste ein Eintrag, der älter als zwei Wochen ist?
• Kannst du zu jedem Eintrag sagen, auf welches Wochenziel er einzahlt oder dass er den Betrieb hält?
• Weißt du, wie viele Minuten die Liste von heute braucht, als Zahl und nicht als Gefühl?

Wer die erste Frage mit Ja und eine der beiden anderen mit Nein beantwortet, der hat keine To-do-Liste, sondern eine Sammlung mit Häkchen. Das ist kein Vorwurf, sondern eine Diagnose, und die Behandlung dauert zehn Minuten am Abend. Kurz gesagt: Eine To-do-Liste ist keine Erinnerung an alles, was du tun könntest, sondern eine Entscheidung für das, was du heute tust.

Häufige Fragen zur To-do-Liste