ABC-Methode im Zeitmanagement: Aufgaben nach Wert ordnen

Die ABC-Methode im Zeitmanagement ist keine To-do-Liste mit Buchstaben davor. Sie ist eine Priorisierungsmethode, die jede Aufgabe nach ihrem Wert in eine von drei Klassen sortiert: A ist wichtig und zahlt direkt auf ein Ziel ein, B ist nützlich, aber verschiebbar oder abgebbar, C ist Routine mit geringem Wert. Danach gilt eine einzige Regel: A zuerst, B danach, C gebündelt am Ende oder gar nicht. Eine To-do-Liste sammelt, was zu tun ist. Die ABC-Methode entscheidet, was davon zählt.

Drei Dinge brauchst du dafür: einen Maßstab für Wert, einen Blick auf die Verteilung und eine feste Reihenfolge. Der Maßstab ist dein Wochenziel. Die Verteilung zeigt dir, wie wenige Aufgaben den Großteil des Ergebnisses tragen. Die Reihenfolge schützt diese wenigen Aufgaben vor dem Kleinkram. Durchgerechnet wird das an einem Montag von Selin, Projektleiterin in einem Planungsbüro für Haustechnik, die neben dem Tagesgeschäft ihre Zertifizierung als Projektmanagerin vorbereitet. Ihre Liste hatte 18 Aufgaben und 10 Stunden 25 Minuten geschätzte Arbeit. Ihr Tag hatte 6,5 freie Stunden.

Die ABC-Methode im Zeitmanagement: was A, B und C bedeuten

Die ABC-Methode teilt Aufgaben nach einem einzigen Kriterium: Wie viel trägt diese Aufgabe zu dem bei, was du erreichen willst? Nicht, wie dringend sie ist. Nicht, wie lange sie dauert. Und nicht, wer am lautesten danach fragt. Jede Aufgabe bekommt genau einen Buchstaben. Das bedeutet: Die Methode ist eine Bewertung, keine Sortierung nach Termin.

Der Kern ist die Prüffrage für A. Wer sie ehrlich beantwortet, der findet an einem normalen Arbeitstag selten mehr als drei A-Aufgaben. Viele Listen enthalten keine einzige. Auch das ist eine Erkenntnis: Ein Tag ohne A-Aufgabe ist ein Tag, an dem kein Ziel vorankommt, egal wie voll er war. Kurz gesagt: A ist kein Gefühl von Wichtigkeit, sondern eine Verbindung zu einem Ziel.

Innerhalb der Klassen nummerierst du. Aus drei A-Aufgaben werden A1, A2 und A3, und A1 ist die Aufgabe, mit der du anfängst. Bei B reicht eine grobe Reihenfolge, C bekommt keine Nummern. Diese Feinsortierung ist kein Zusatz von Ratgeberseiten. Sie stammt aus dem Buch, das die Methode für die persönliche Zeitplanung bekannt gemacht hat.

Woher die ABC-Analyse im Zeitmanagement kommt

Die ABC-Analyse ist älter als das Zeitmanagement. Sie stammt aus der Materialwirtschaft, wo Unternehmen ihre Lagerartikel nach Wert in A, B und C teilen. Die wenigen teuren Teile werden genau gesteuert, die vielen billigen grob. Deshalb landest du bei der Suche nach der ABC-Analyse oft bei Lagerverwaltung und Bestellmengen statt bei Aufgaben. Die Logik ist dieselbe, nur der Gegenstand ist ein anderer.

Für die persönliche Zeitplanung hat Alan Lakein die Einteilung 1973 in seinem Buch „How to Get Control of Your Time and Your Life“ bekannt gemacht. Lakein empfiehlt, die Liste jeden Tag mit A, B und C zu markieren, die A-Aufgaben weiter in A1, A2 und A3 zu teilen und mit A1 zu beginnen. Von ihm stammt auch die Frage, die als Lakeins Frage bekannt wurde: Was ist jetzt die beste Nutzung meiner Zeit? Und er hatte einen Vorschlag für die C-Aufgaben, der bis heute unterschätzt wird. Leg sie in eine Schublade. Was nach einiger Zeit niemand vermisst hat, war nie wichtig.

Im deutschen Sprachraum hat Lothar Seiwert die ABC-Analyse ab den 1980er Jahren in seinen Büchern zum Zeitmanagement verbreitet, neben der ALPEN-Methode und dem Eisenhower-Prinzip. Seither heißt dieselbe Technik mal ABC-Analyse, mal ABC-Methode, mal ABC-Priorisierung. Gemeint ist immer dasselbe: Aufgaben nach Wert in drei Klassen teilen und die Zeit danach verteilen.

Menge und Wert: die Faustregel 15, 20, 65

Zur ABC-Analyse gehört eine Verteilung, die in deutschen Zeitmanagement-Büchern seit Jahrzehnten wiederkehrt. Sie ist eine Faustregel aus der Praxis, keine gemessene Größe aus einer Studie. Ihre Aussage: Wenige Aufgaben tragen viel Wert, viele Aufgaben tragen wenig. In Zahlen wird sie meist so angegeben:

Lies die Zahlen als Richtung, nicht als Ziel. Niemand hat gemessen, dass genau 15 Prozent deiner Aufgaben 65 Prozent deines Ergebnisses bringen, und an deinem Montag wird es anders aussehen. Was die Faustregel richtig beschreibt, ist das Ungleichgewicht. Die Liste ist voller C, und die wenigen A gehen darin unter, weil jede Zeile gleich groß aussieht.

Die Verteilung hat eine zweite Seite, die in den meisten Erklärungen fehlt: die Zeit. Wer seine Zeit nach der Menge verteilt, der verbringt den Großteil des Tages mit C-Aufgaben, einfach weil es so viele sind. Die ABC-Methode dreht das um. A-Aufgaben bekommen zuerst Zeit, und zwar so viel, wie sie brauchen. B-Aufgaben bekommen, was danach übrig ist. C-Aufgaben bekommen einen festen, kleinen Block, und was nicht hineinpasst, wartet oder fällt weg. Das bedeutet: Du planst nicht die Liste, du planst ein Budget je Buchstabe.

Wer das Pareto-Prinzip kennt, erkennt die Idee wieder. Der Unterschied liegt im Werkzeug. Pareto fragt, welche wenigen Ursachen den Großteil der Wirkung bringen, und eignet sich für Wochen, Projekte und Kundenlisten. Die ABC-Methode gibt dir drei Fächer, in die du jede einzelne Aufgabe des Tages legen musst, und eine Reihenfolge, in der du sie abarbeitest. Pareto zeigt das Muster, ABC setzt es am Montagmorgen um.

Die ABC-Methode in fünf Schritten

Für eine Tagesliste brauchst du zehn Minuten, am besten am Vorabend oder vor dem ersten Blick ins Postfach. Bereit liegen dein Wochenziel, dein Kalender mit den festen Terminen und die Liste aller offenen Aufgaben. Dann gehst du so vor:

1. 01

   Alles aufschreiben und schätzen, drei Minuten

   Jede offene Aufgabe kommt in eine Liste, auch die kleinen und auch die, die du seit Tagen mitschleppst. Hinter jede Aufgabe schreibst du eine Schätzung in Minuten. Ohne Schätzung siehst du später nicht, ob die A-Aufgaben überhaupt in den Tag passen.

2. 02

   Freie Zeit ausrechnen, eine Minute

   Arbeitszeit minus feste Termine ergibt die Zeit, die du verteilen kannst. Plane davon etwa drei Viertel ein. Der Rest ist Puffer für Rückfragen, Störungen und alles, was der Tag sonst mitbringt.

3. 03

   Buchstaben vergeben, drei Minuten

   Jede Aufgabe bekommt A, B oder C, nach der Prüffrage aus der Tabelle. Vergib höchstens drei A. Wer mehr als drei A vergibt, der prüft jedes einzelne noch einmal gegen das Wochenziel, bis drei übrig sind.

4. 04

   Innerhalb der Klassen nummerieren, eine Minute

   A1 ist die Aufgabe mit dem größten Beitrag zum Ziel, nicht die angenehmste und nicht die kürzeste. Bei B reicht eine grobe Reihenfolge. C bekommt keine Nummern, weil die Reihenfolge dort keine Rolle spielt.

5. 05

   Zeit nach Buchstaben verteilen, zwei Minuten

   A-Aufgaben kommen in den ersten und besten Block des Tages, B-Aufgaben danach. C-Aufgaben bekommen einen festen Block von 30 bis 45 Minuten, meist am Nachmittag. Was nicht passt, wird verschoben, abgegeben oder kommt in die C-Schublade.

Der fünfte Schritt entscheidet. Die ersten vier ordnen die Liste, erst der fünfte ändert den Tag. Wer nach dem Markieren wieder oben anfängt, wo die E-Mails stehen, der hat eine ABC-Analyse gemacht und die ABC-Methode ausgelassen. Warum fällt das so leicht? Weil die C-Aufgaben oben auf der Liste stehen, schnell gehen und sich nach Fortschritt anfühlen.

Das Beispiel: Selins Montag mit 18 Aufgaben

Selin ist 34 und leitet in einem Planungsbüro für Haustechnik drei Projekte, darunter die Sanierung einer Grundschule. Ihr Wochenziel hat zwei Teile: das Angebot für die Lüftungsplanung eines Klinikneubaus bis Mittwoch abgeben und Kapitel 3 ihrer Projektarbeit für die Zertifizierung fertig schreiben. Ihr Montag hat acht Arbeitsstunden, davon 90 Minuten Jour fixe und Teamrunde. Bleiben 390 Minuten, die sie verteilen kann.

Am Sonntagabend stehen 18 Aufgaben auf ihrer Liste. So hat sie sie markiert:

Die Verteilung liegt nah an der Faustregel. Drei von 18 Aufgaben sind A, das sind 17 Prozent. Elf sind C, das sind 61 Prozent. Bei der Zeit sieht es anders aus: Die drei A-Aufgaben brauchen 285 Minuten, fast die Hälfte der geschätzten Arbeit. Die elf C-Aufgaben brauchen 220 Minuten, gut ein Drittel. Und die Liste als Ganzes passt nicht in den Tag, es fehlen fast vier Stunden.

Ohne Buchstaben hätte Selin den Montag begonnen wie immer: Postfach, Reisekosten, schnell die Druckerpatrone, dann der Rückruf. Kleine Aufgaben fühlen sich produktiv an, weil sie schnell abgehakt sind. Bis zum Mittag wären sechs Häkchen da gewesen und keine Minute Angebot. Das Angebot hätte sie am Dienstagabend unter Druck geschrieben, Kapitel 3 wäre in die nächste Woche gerutscht. Mit Buchstaben sieht ihr Montag so aus:

Von den 390 freien Minuten plant Selin 300 ein, 90 bleiben frei. A3, das Kapitel für die Zertifizierung, bekommt den Dienstagmorgen von 8:00 bis 9:30, weil es am Montag nach dem Angebot keinen guten Block mehr gäbe. Die beiden übrigen B-Aufgaben wandern auf den Mittwochnachmittag, nach der Abgabe des Angebots. Bleiben acht C-Aufgaben mit zusammen 175 Minuten. Für jede entscheidet Selin einzeln:

• Freitag im C-Block, 55 Minuten: Reisekosten, LinkedIn-Anfrage, Laptop-Update, Küchendienstplan. Alle vier haben eine Frist, keine davon liegt vor Freitag.
• Abgegeben, 15 Minuten gespart: Den Termin fürs Teamevent sucht der Werkstudent. Er braucht dafür keine Einweisung, nur die Liste der Teilnehmenden.
• C-Schublade, 105 Minuten: Projektlaufwerk aufräumen, Newsletter lesen, Präsentationsvorlage umformatieren. Die drei kommen auf eine eigene Liste mit einem Datum in vier Wochen. Was bis dahin niemand vermisst hat, wird gestrichen.

Ergebnis des Montags: A1 und A2 sind erledigt, das Angebot ist zwei Tage vor der Frist fertig kalkuliert. Zwei Stunden Arbeit sind aus Selins Woche verschwunden, ohne dass jemand etwas verliert. Kurz gesagt: Die ABC-Methode hat Selin keine Minute dazugegeben. Sie hat die vorhandenen Minuten anders verteilt.

ABC-Methode, Eisenhower-Matrix und Pareto: wofür jede gebaut ist

Die ABC-Methode ist nicht die einzige Priorisierungsmethode, und sie ist nicht für jede Lage die beste. Jede Methode beantwortet eine andere Frage. Wer die Frage kennt, der wählt das passende Werkzeug, statt alle gleichzeitig anzuwenden.

Die Eisenhower-Matrix ist die nächste Verwandte. Sie fragt zusätzlich nach der Dringlichkeit und ordnet Aufgaben in vier Felder. Die ABC-Methode kommt mit einer Frage aus und ist deshalb schneller, übersieht aber Fristen. Selin löst das, indem sie bei B und C die Frist gleich mitschreibt. Wer täglich mit vielen fremden Fristen arbeitet, der fährt mit der Matrix besser. Wer vor allem eigene Ziele gegen Kleinkram verteidigen muss, der ist mit A, B und C schneller am Ziel.

Gut kombinieren lässt sich die ABC-Methode mit Eat the Frog. A1 ist der Frosch, also die Aufgabe, mit der der Tag beginnt. Die Ivy-Lee-Methode liefert die Obergrenze für die Liste, die ABC-Methode den Maßstab, nach dem du die sechs Plätze vergibst. Welche weiteren Methoden es gibt und wie sie zusammenpassen, zeigt der Überblick zum Zeitmanagement.

Die ABC-Methode in der Zielkette: Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag

Die ABC-Methode steht und fällt mit dem Maßstab für A. Wer kein aufgeschriebenes Ziel hat, der vergibt A nach Gefühl, und das Gefühl hält das Dringende für wichtig. Die Zielkette liefert den Maßstab. Ein A ist eine Aufgabe, die auf ein Wochenziel einzahlt, das auf ein Monatsziel einzahlt, und so weiter bis zum Jahr. Bei Selin sieht die Kette so aus:

Von unten gelesen erklärt die Tabelle, warum die Kostenabweichung der Schulsanierung trotzdem A2 ist. Sie steht in keinem Wochenziel. Sie hängt aber direkt am Quartalsziel, die Schule im Budget zu halten, und ein ungeklärter Nachtrag würde genau dieses Ziel kippen. Daraus folgt eine Regel: Eine A-Aufgabe darf eine Ebene überspringen, solange sie an der Kette hängt. Was an keiner Ebene hängt, ist kein A, egal wie dringend die Mail klingt.

Die Zielkette macht die ABC-Methode außerdem schneller. Wer am Sonntag das Wochenziel festlegt, der hat am Montag die Prüffrage für A beantwortet, bevor die Liste überhaupt entsteht. Wie die Kette vom Jahresziel bis zum Tag aufgebaut wird, steht ausführlich im Artikel Jahresziele in Tagesschritte übersetzen. Für die ABC-Methode reicht ein Satz: kein A ohne Ziel darüber.

Die drei Fehler, die niemand bemerkt

Die ABC-Methode ist einfach. Gerade deshalb scheitert sie selten an der Technik, sondern an Gewohnheiten, die sich gut anfühlen. Der häufigste zuerst:

• C-Aufgaben zuerst, weil sie schnell gehen. Fünf Häkchen vor neun Uhr fühlen sich gut an. Sie kosten aber genau die Stunden, in denen der Kopf am frischesten ist. Das bedeutet: Der C-Block gehört in das Tief am Nachmittag, nie in den Morgen.
• B wird zum Abstellgleis. B-Aufgaben haben einen echten Wert, sie halten den Betrieb am Laufen. Wer sie Woche für Woche verschiebt, der macht aus einem B ein dringendes A, meist zum ungünstigsten Zeitpunkt. Plane für B einen festen Platz in der Woche, nicht nur den Rest des Tages.
• Die Buchstaben bleiben, obwohl sich die Lage ändert. Eine Aufgabe ist nicht für immer C. Rückt eine Frist nah oder ändert sich ein Ziel, wird aus C ein B oder ein A. Markiere die Liste jeden Tag neu, statt die Buchstaben der Vorwoche zu übernehmen.

Alle drei Fehler haben dieselbe Wurzel. Die Buchstaben werden vergeben, aber die Zeit wird nicht danach verteilt. Ohne Budget je Buchstabe bleibt die ABC-Methode eine Beschriftung.

Birkenbihl, 1-3-5-Regel und ABCDE: drei Methoden mit ähnlichem Namen

Wer nach der ABC-Methode sucht, stößt auf drei Verwandte. Nur zwei davon haben mit Prioritäten zu tun.

Die ABC-Liste nach Vera F. Birkenbihl

Die ABC-Liste von Vera F. Birkenbihl ist keine Priorisierungsmethode, sondern eine Denk- und Lerntechnik. Du schreibst das Alphabet untereinander und suchst zu einem Thema für jeden Buchstaben einen Begriff, der dir dazu einfällt. Die Liste zeigt, was du über ein Thema schon weißt, und regt neue Einfälle an. Mit Zeitmanagement hat sie nur den Namen gemeinsam.

Die 1-3-5-Regel

Die 1-3-5-Regel begrenzt den Tag auf eine große, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben. Sie passt gut zur ABC-Methode, weil sie die Klassen in Stückzahlen übersetzt: ein A, drei B, fünf C. Selins Montag hatte zwei A, zwei B und drei C im Plan, also weniger, als die Regel erlaubt. Das ist kein Fehler, denn die Regel ist eine Obergrenze und kein Soll.

Die ABCDE-Methode

Die ABCDE-Methode von Brian Tracy erweitert A, B und C um zwei Konsequenzen: D für Aufgaben, die du delegierst, E für Aufgaben, die du streichst. Wer sich mit dem Abgeben schwertut, dem hilft es, beide Entscheidungen als eigene Buchstaben vor sich zu sehen. Inhaltlich ist es dieselbe Methode. Selin hat mit ihren C-Aufgaben genau das getan, nur ohne die zwei zusätzlichen Buchstaben. Die Methode gehört zu den 21 Techniken aus Tracys Buch, dessen Kernideen die Zusammenfassung von Eat that Frog bündelt.

Drei Fragen an deine ABC-Liste

Bevor du morgen die erste Aufgabe anfängst, prüfe deine Liste mit drei Fragen:

1. 01Hängt jedes A an einem Ziel, das ich aufgeschrieben habe, oder nur an einem Gefühl von Wichtigkeit?
2. 02Steht A1 im ersten Block des Tages, vor dem Postfach?
3. 03Welche C-Aufgabe würde niemand vermissen, wenn sie vier Wochen in der Schublade liegt?

Wer alle drei ehrlich beantwortet, braucht für diesen Tag keine weitere Technik. Die ABC-Methode im Zeitmanagement ist keine Ordnung für deine Liste, sondern eine Entscheidung darüber, wofür deine besten Stunden da sind.

Häufige Fragen zur ABC-Methode