Zeitmanagement: neun Methoden im Überblick

Zeitmanagement ist keine Zeitfrage. Zeitmanagement ist die Entscheidung, wofür deine Stunden sind, bevor der Tag sie verteilt. Die Woche hat 168 Stunden, bei jedem Menschen, und keine Methode macht daraus 170. Was eine Methode kann: Sie legt fest, welche dieser Stunden auf ein Ziel einzahlen und welche nicht. Wer mehr Zeit sucht, der findet keine. Wer entscheidet, der braucht keine.

Drei Dinge brauchst du dafür: einen Maßstab, eine Methode und einen Rhythmus. Der Maßstab ist dein Ziel, die Methode ist eine von neun, die hier im Überblick stehen, der Rhythmus ist die Woche. Durchgerechnet wird das an Jonas, 38, Projektleiter im Anlagenbau mit zwei Kindern, der neben dem Job eine Zertifizierung zum Projektmanager schafft. Dazu kommen ein Zeitprotokoll mit Zahlen, fünf Schritte für die erste Woche, die drei Fehler, an denen Zeitmanagement nach 14 Tagen endet, und der Weg vom Jahresziel bis zum Tagesziel.

Was Zeitmanagement genau ist und was es nicht ist

Zeitmanagement ist die Planung und Kontrolle der eigenen Zeit mit dem Ziel, das Wichtige zu erledigen, nicht das Meiste. Drei Bestandteile sind fest: ein Ziel, an dem sich jede Stunde messen lässt, eine Methode, die Aufgaben ordnet, und ein Rhythmus, in dem du prüfst, ob die Rechnung aufgeht. Der Begriff führt in die Irre. Zeit lässt sich nicht managen, sie läuft gleichmäßig weiter, ob du planst oder nicht. Was du managst, sind Entscheidungen. Welche Aufgabe bekommt die beste Stunde des Tages? Welche bekommt gar keine?

Produktivität ist etwas anderes. Produktivität misst, wie viel du in einer Stunde schaffst. Zeitmanagement misst, ob die Stunde überhaupt die richtige Aufgabe hatte. Wer schneller die falschen Dinge erledigt, der ist produktiv und kommt trotzdem nicht an. Das bedeutet: Zeitmanagement beginnt vor der ersten Aufgabe, bei der Frage nach dem Ziel.

Was in deiner Woche wirklich passiert: 168 Stunden, einmal gezählt

Volle Wochen fühlen sich wie knappe Wochen an. Das ist der erste Irrtum. Die meisten Menschen schätzen, dass ihnen für eigene Vorhaben zwei oder drei Stunden pro Woche bleiben. Gezählt hat es kaum jemand. Wer eine Woche lang in halben Stunden aufschreibt, was er tut, der erlebt eine Überraschung, und sie ist selten angenehm.

Jonas hat genau das gemacht. Er ist 38, Projektleiter im Anlagenbau, 40 Stunden plus Pendeln, zwei Kinder von vier und sieben Jahren. Sein Jahresziel: die Zertifizierung zum Projektmanager nach IPMA Level C, Prüfung im November. Der Lehrgang hat zehn Module und rechnet mit 200 Stunden Vorbereitung. Von Januar bis zur Prüfung sind das 40 Wochen, also fünf Stunden pro Woche. Im Februar lag er bei drei. Eine Woche im März hat er protokolliert, in Blöcken von 30 Minuten, auf einem Zettel am Kühlschrank.

Drei Stunden von 168 gehen auf das Ziel, das Jonas selbst wichtig nennt. 14 Stunden gehen an das Handy und den Fernseher, ohne dass er sich für eine davon entschieden hätte. Das ist kein Vorwurf. Es ist ein Messwert. Jonas fehlt keine Zeit, ihm fehlen zwei Stunden pro Woche, und die liegen in einem Topf, der fast fünfmal so groß ist. Kurz gesagt: Das Problem ist nicht die Menge, sondern die Zuordnung.

Das Protokoll ist der wichtigste Schritt im ganzen Zeitmanagement, und er wird am häufigsten übersprungen. Ohne Protokoll ist jede Methode eine Vermutung. Mit Protokoll weißt du, welchen Topf du anfasst. Bei Jonas ist es nicht der Schlaf und nicht die Familie. Es sind zwei von 14 Stunden Bildschirm ohne Absicht. Wer das Protokoll auslässt, der kürzt am Ende dort, wo es am meisten wehtut, beim Schlaf oder bei den Kindern, und hält nach zwei Wochen nicht mehr durch.

Zeitmanagement Methoden im Überblick: neun Wege, ein Problem

Alle Methoden des Zeitmanagements lösen dasselbe Problem: Es gibt mehr Aufgaben als Stunden, und ohne Regel gewinnt die lauteste. Jede Methode setzt die Regel an einer anderen Stelle. Die eine sortiert, die andere begrenzt, die dritte reserviert. Keine ist für alles gebaut. Hier steht jede in einem Absatz, mit dem Problem, das sie löst, und mit dem Platz, den sie in Jonas' Woche bekommt.

Eisenhower-Matrix: wichtig von dringend trennen

Die Eisenhower-Matrix sortiert jede Aufgabe in eines von vier Feldern: wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, dringend und nicht wichtig, weder noch. Wichtig ist, was auf ein eigenes Ziel einzahlt. Dringend ist, was eine Frist von außen hat. Die Matrix löst das Problem der Reihenfolge. Sie sagt dir nicht, wann du etwas tust, sondern ob überhaupt. Für Jonas heißt das: Lernen ist wichtig und nie dringend, bis die Prüfung drei Wochen entfernt ist. Genau diese Aufgaben verliert ein Tag ohne Matrix. Wie die vier Felder an einem echten Montag gefüllt aussehen, zeigt ein Eisenhower-Matrix Beispiel mit Vorlage.

Pareto-Prinzip: die 20 Prozent finden

Das Pareto-Prinzip besagt, dass ein kleiner Teil des Einsatzes den größten Teil der Wirkung bringt, grob 20 zu 80. Vilfredo Pareto hat das 1896 an der Verteilung von Vermögen beobachtet, Richard Koch hat es 1997 auf Arbeit und Alltag übertragen. Als Methode heißt es: Frag bei jeder Liste, welche zwei von zehn Punkten das Ergebnis tragen, und mach die zuerst. Das Prinzip löst das Problem der Gleichbehandlung. Bei Jonas sind es zwei Module des Lehrgangs, aus denen der Großteil der Prüfungsfragen stammt. Sie bekommen die ersten Lernstunden, nicht die letzten.

Pomodoro-Technik: 25 Minuten, dann Pause

Die Pomodoro-Technik teilt Arbeit in Einheiten von 25 Minuten mit fünf Minuten Pause, nach vier Einheiten folgt eine längere Pause. Francesco Cirillo hat sie Ende der 1980er Jahre mit einer Küchenuhr in Tomatenform entwickelt. Sie löst das Problem des Anfangens und des Durchhaltens, nicht das der Auswahl. Wer nicht weiß, was er tun soll, dem hilft kein Timer. Wer es weiß und trotzdem nicht anfängt, dem hilft er sehr. Jonas lernt in zwei Pomodori am Abend, 50 Minuten reine Lernzeit, und hört auf, wenn die Uhr klingelt.

Time Blocking: der Kalender als Plan

Time Blocking reserviert im Kalender feste Blöcke für Aufgaben, so wie für Termine. Der Block ist die Verabredung mit dir selbst, und er ist belegt, wenn jemand fragt. Cal Newport plant so seit Jahren jeden Arbeitstag auf Papier. Die Methode löst das Problem der Verdrängung: Was keinen Block hat, wird von dem verdrängt, was einen hat. Ein Block mit festem Ende wirkt zugleich gegen das Parkinsonsche Gesetz, nach dem sich Arbeit so weit ausdehnt, wie Zeit für sie da ist. Jonas blockt Dienstag und Donnerstag von 20:30 bis 21:30 Uhr und Samstag von 7 bis 9 Uhr. Das sind vier Stunden, die fünfte kommt aus zwei Mittagspausen von je 30 Minuten.

Getting Things Done: alles raus aus dem Kopf

Getting Things Done, kurz GTD, ist ein System von David Allen aus dem Jahr 2001. Alles, was Aufmerksamkeit fordert, wandert in einen Eingangskorb, wird dort geklärt und landet in Listen: nächste Schritte, Projekte, Warten auf, Irgendwann. Einmal pro Woche räumt ein Weekly Review das System auf. GTD löst das Problem der offenen Schleifen, also der Dinge, die im Kopf kreisen, weil sie nirgends stehen. Es ist das umfangreichste System dieser Liste und braucht die meiste Pflege. Wer es halb einführt, der hat zwei Systeme statt einem. Wem GTD zu groß ist, der beginnt mit einer schlanken Selbstorganisation mit einem Eingang für Aufgaben, Termine und Ablagen.

Eat the Frog: das Schwerste zuerst

Eat the Frog heißt: Die unangenehmste wichtige Aufgabe des Tages kommt als Erstes, vor Mails, vor Meetings, vor allem anderen. Brian Tracy hat die Regel 2001 unter diesem Namen bekannt gemacht, das Bild stammt von einem Satz, der Mark Twain zugeschrieben wird. Die Methode löst das Problem der Vermeidung. Sie braucht keine Liste und kein System, nur eine Entscheidung am Vorabend. Für Jonas ist der Frosch am Samstagmorgen das Rechenmodul, das er seit drei Wochen vor sich herschiebt.

ALPEN-Methode: der Tagesplan in fünf Buchstaben

Die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert plant den Tag in fünf Schritten: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle. Der entscheidende Buchstabe ist das P. Seiwert verplant nur 60 Prozent des Tages, 40 Prozent bleiben für Unvorhergesehenes. Die Methode löst das Problem der Überplanung. Wer jeden Tag zu 100 Prozent plant, der scheitert jeden Tag zu 30 Prozent und hält sich für undiszipliniert. Mit 40 Prozent Puffer geht der Plan auf.

Ivy-Lee-Methode: sechs Aufgaben am Vorabend

Die Ivy-Lee-Methode ist über 100 Jahre alt und passt auf einen Zettel. Am Abend schreibst du die sechs wichtigsten Aufgaben für morgen auf, geordnet nach Wichtigkeit. Am nächsten Tag arbeitest du sie der Reihe nach ab, eine nach der anderen, und was übrig bleibt, wandert auf die Liste für den Folgetag. Sie löst das Problem der Entscheidung am Morgen, wenn die Energie für Entscheidungen am knappsten ist. Sechs ist dabei die Obergrenze. Für einen Abend neben dem Job reichen drei.

60-60-30 und 3-3-3: zwei Regeln für die Tagesstruktur

Die 60-60-30-Methode strukturiert den Vormittag in zwei Blöcke von je 60 Minuten, davon 50 Minuten Arbeit und zehn Minuten Pause, gefolgt von 30 Minuten echter Pause ohne Bildschirm. Sie ist eine längere Pomodoro für Aufgaben, die 25 Minuten nicht tragen. Die 3-3-3-Regel stammt von Oliver Burkeman: drei Stunden für das wichtigste Projekt, drei kürzere dringende Aufgaben, drei Dinge, die den Alltag am Laufen halten, etwa Mails, Einkauf, Aufräumen. Beide Regeln lösen das Problem des formlosen Tages. Sie ersetzen kein Ziel, sie geben dem Tag eine Form, in die das Ziel passt. Nach demselben Muster teilt die 1-3-5-Regel mit neun Aufgaben den Tag in eine große, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben.

Welche ist die richtige? Die, deren Problem du hast. Jonas hatte kein Problem mit der Reihenfolge, er hatte eines mit Verdrängung. Deshalb Time Blocking zuerst, Pomodoro für die Blöcke, Pareto für die Auswahl der Module. Drei Methoden, keine davon vollständig, zusammen genau passend. Das bedeutet: Du wählst keine Methode, du wählst ein Problem und nimmst die Methode, die dafür gebaut ist. Wer mit Reihenfolge und Auswahl beginnt, der liest weiter beim Prioritäten setzen.

Zeitmanagement lernen: fünf Schritte für die erste Woche

Zeitmanagement lernen heißt nicht, ein Buch zu lesen, sondern eine Woche anders zu planen und am Ende nachzusehen. Die fünf Schritte unten brauchen zusammen eine Stunde, verteilt auf sieben Tage. Bereit liegen ein Ziel, ein Kalender und ein Zettel.

1. 01

   Eine Woche protokollieren, sieben Tage

   Schreib eine Woche lang in Blöcken von 30 Minuten auf, was du tust. Kein Urteil, nur Zahlen. Am Sonntag addierst du nach Töpfen wie in Jonas' Tabelle. Der Topf, der dich überrascht, ist dein Spielraum.

2. 02

   Das Ziel in Wochenstunden übersetzen, fünf Minuten

   Nimm dein wichtigstes Ziel und rechne: Wie viele Stunden braucht es insgesamt, wie viele Wochen bleiben, wie viele Stunden sind das pro Woche? Bei Jonas: 200 Stunden, 40 Wochen, fünf Stunden. Diese Zahl ist dein Soll.

3. 03

   Blöcke im Kalender reservieren, 15 Minuten

   Trag die Wochenstunden als feste Blöcke ein, zu Zeiten, an denen du wach und ungestört bist. Lieber vier Blöcke von einer Stunde als ein Block von vier Stunden. Jeder Block bekommt eine Aufgabe, nicht nur ein Thema.

4. 04

   Jeden Block mit einer Methode füllen, täglich

   Pomodoro gegen das Aufschieben, Eat the Frog für den ersten Block der Woche, Pareto für die Auswahl dessen, was in den Block kommt. Eine Methode je Problem, nicht alle auf einmal.

5. 05

   Am Freitag nachsehen, zehn Minuten

   Zähl die Stunden, die auf das Ziel gegangen sind, und vergleich sie mit dem Soll. Drei von fünf? Dann war ein Block zu spät am Abend oder zu lang. Verschieb ihn, verkleiner ihn, aber streich ihn nicht. Wie das Nachsehen in zehn Minuten geht, steht in der [Wochenreflexion](/blog/wochenrueckblick-in-zehn-minuten).

Das Beispiel: Jonas' Woche vor und nach dem Umbau

Jonas hat nach dem Protokoll genau drei Dinge geändert. Er ist nicht früher aufgestanden, hat nicht auf Sport verzichtet und keinen Abend mit den Kindern gestrichen. Er hat zwei Stunden aus dem Topf Bildschirm ohne Absicht in den Topf Lernen verschoben, die Blöcke in den Kalender gelegt und die Module nach Pareto geordnet. Vier Wochen später sah seine Woche so aus:

Zwei Stunden mehr Lernen, eine Stunde mehr Sport, drei Stunden weniger Bildschirm. Sonst nichts. Das klingt nach wenig, und genau deshalb hält es. Wer seine Woche um zehn Stunden umbaut, der hält zwei Wochen durch. Wer sie um drei Stunden umbaut, der hält bis zur Prüfung. Bis November kommen so rund 185 Stunden zusammen, wenn zwei Wochen Urlaub und eine Woche Krankheit ausfallen. Die fehlenden 15 holt er in den letzten vier Wochen vor der Prüfung mit einem zweiten Samstagsblock.

Die Zahl, die Jonas am meisten geholfen hat, war nicht die fünf. Es war die 14. Solange er glaubte, keine Zeit zu haben, war jedes Lernen ein Kampf gegen den Tag. Seit er weiß, dass er 14 Stunden hat, ist es eine Entscheidung. Was ist deine 14?

Die drei Fehler, die niemand bemerkt

Zeitmanagement scheitert selten an der Methode. Es scheitert leise an einem von drei Fehlern, und keiner fühlt sich im Moment wie einer an.

• Alle Methoden auf einmal. Wer am Montag GTD einführt, am Dienstag die Matrix und am Mittwoch Pomodoro, der verbringt die Woche mit dem System statt mit der Arbeit. Jede dieser Methoden ist gut. Zusammen eingeführt sind sie ein Umzug. Eine Methode je Problem, vier Wochen lang, dann die nächste.
• Hundert Prozent verplanen. Ein Tag ohne Puffer geht nie auf, und wer jeden Tag scheitert, der hört nach zwei Wochen auf. Seiwerts 60 Prozent sind kein Pessimismus, sondern Erfahrung. Plane die Hälfte, und du wirst überrascht sein, wie oft sie aufgeht.

Zeitmanagement in der Zielkette: vom Jahr bis zum Tag

Die fünf Stunden pro Woche kommen nicht aus dem Kalender. Sie kommen aus einer Rechnung, die oben beginnt. Ein Jahresziel wird in Quartale geteilt, jedes Quartal in Monate, jeder Monat in Wochen, jede Woche in Tage. Auf jeder Ebene steht eine Zahl, die sich prüfen lässt. So sieht die Kette bei Jonas aus:

Jede Ebene beantwortet eine andere Frage. Das Jahr sagt, was zählt. Das Quartal sagt, ob der Weg reicht. Der Monat sagt, welches Modul. Die Woche sagt, wie viele Stunden. Der Tag sagt, welcher Block. Wer nur auf der Tagesebene plant, der optimiert Stunden ohne Richtung. Wer nur auf der Jahresebene plant, der hat ein Ziel ohne Dienstag. Wie du ein Jahresziel in diese Kette zerlegst, steht in der Anleitung zur Jahresplanung und im Beitrag zu Jahreszielen in Tagesschritten.

In Gaapp ist diese Kette der Kern: fünf Ebenen von Jahr bis Tag, jedes Ziel hängt an einem größeren. Der Fortschritt je Zeitraum ist der Anteil der erledigten Ziele, ein feiner Strich zeigt die vergangene Zeit. Bei Jonas stehen Ende März 42 von 200 Stunden, das Soll nach einem Viertel des Jahres wären 50. Die Lücke ist sichtbar, bevor sie groß wird. Genau das ist der Unterschied zwischen einem Kalender und Zeitmanagement: Der Kalender zeigt, was du vorhast. Die Kette zeigt, ob es reicht.

Zeitmanagement Tipps, die ohne System funktionieren

Nicht jeder will ein System. Diese Tipps brauchen keines, und jeder löst ein Problem, das in Jonas' Protokoll sichtbar wurde.

• Gewonnene Zeit bekommt eine Adresse. Wer eine Stunde spart, der muss vorher wissen, wohin sie geht. Sonst fließt sie in denselben Topf wie vorher, meistens den Bildschirm.
• Der erste Block der Woche ist der wichtigste. Was am Montag oder am Samstagmorgen passiert, passiert. Was auf Donnerstagabend wartet, wartet oft länger.
• Eine Aufgabe je Block, nicht ein Thema. „Lernen“ ist ein Thema. „Modul 4 lesen und zehn Probefragen lösen“ ist eine Aufgabe. Nur die zweite lässt sich abhaken.
• Das Handy bekommt einen Ort, keine Regel. Regeln verlieren gegen Gewohnheiten. Ein Handy im Flur verliert nicht.
• Nein ist eine Zeitmanagement-Methode. Jede Zusage kostet Stunden aus einem Topf, der schon verteilt ist. Wer zusagt, der sagt gleichzeitig irgendwo ab, meist ohne es zu merken.
• Puffer sind kein Luxus. 40 Prozent des Tages ohne Plan sind der Grund, warum die anderen 60 Prozent aufgehen.
• Zähle Stunden auf das Ziel, nicht erledigte Aufgaben. Zwölf abgehakte Punkte sagen nichts. Fünf Stunden auf das Ziel sagen alles.

Keiner dieser Tipps ersetzt das Protokoll und das Ziel. Sie machen die Woche leichter, nachdem beides steht. Wer darüber hinaus seine Produktivität steigern will, findet 25 weitere Tipps in fünf Bereichen.

Drei Fragen an deine letzte Woche

Bevor du eine Methode wählst, drei Fragen, ehrlich beantwortet:

• Weißt du, wie viele Stunden deiner letzten Woche auf dein wichtigstes Ziel gegangen sind, als Zahl und nicht als Gefühl?
• Kannst du dein Ziel in Wochenstunden ausdrücken?
• Steht der nächste Block dafür schon im Kalender, mit Uhrzeit und Aufgabe?

Wer eine der drei Fragen mit Nein beantwortet, der hat kein Zeitproblem, sondern ein Zuordnungsproblem. Die gute Nachricht: Das lässt sich in einer Woche lösen, mit einem Zettel am Kühlschrank. Wie das Ziel dahinter entsteht, zeigt der Leitfaden Ziele erreichen. Kurz gesagt: Zeitmanagement ist keine Suche nach Zeit, sondern die Entscheidung, wofür sie da ist.

Häufige Fragen zum Zeitmanagement