Ivy-Lee-Methode: sechs Aufgaben, eine Reihenfolge

Die Ivy-Lee-Methode ist keine längere To-do-Liste, sondern eine kürzere: Du schreibst am Ende jedes Arbeitstags die sechs wichtigsten Aufgaben für morgen auf, bringst sie in eine Reihenfolge und arbeitest sie am nächsten Tag streng nacheinander ab. Erst wenn Aufgabe eins erledigt ist, beginnt Aufgabe zwei. Was abends offen bleibt, wandert auf die Liste für den nächsten Tag. Mehr Regeln hat die Methode nicht, und genau darin liegt ihre Härte.

Drei Dinge machen sie wirksam: eine Obergrenze, eine feste Reihenfolge und eine Entscheidung am Vorabend. Durchgerechnet wird das an Daniel, der eine Tischlerei mit vier Angestellten führt und seit fünf Wochen eine Stellenanzeige vor sich herschiebt, obwohl er jeden Abend rund ein Dutzend Punkte abhakt. Dazu kommen die Geschichte hinter der Methode, fünf Schritte, eine Vorlage, die drei Fehler, an denen sie leise scheitert, und ein Vergleich mit der Eisenhower-Matrix, Eat the Frog und der 1-3-5-Regel.

Was die Ivy-Lee-Methode besagt: sechs Aufgaben, eine Reihenfolge

Die Ivy-Lee-Methode besagt, dass ein Arbeitstag nicht mit einer Sammlung beginnt, sondern mit einer Entscheidung. Diese Entscheidung fällt am Abend davor, wenn der Tag gelaufen ist und du weißt, was offen ist. Sie hat zwei Teile. Welche sechs Aufgaben zählen morgen? Und in welcher Reihenfolge? Alles andere wartet.

Die Regeln, wie sie überliefert sind, passen auf eine Karteikarte:

1. 01Schreib am Ende des Arbeitstags die sechs wichtigsten Aufgaben für morgen auf. Nicht mehr als sechs.
2. 02Ordne sie nach ihrer tatsächlichen Wichtigkeit, die wichtigste steht oben.
3. 03Arbeite morgen nur an Aufgabe eins, bis sie erledigt ist. Erst dann kommt Aufgabe zwei.
4. 04Geh mit dem Rest der Liste genauso vor. Was am Abend offen ist, kommt auf die neue Liste für den nächsten Tag.
5. 05Wiederhole das an jedem Arbeitstag.

Das klingt banal, und genau deshalb wird die Methode unterschätzt. Sie verlangt nämlich zwei Dinge, die eine normale Liste nie verlangt. Sie verlangt, dass du streichst, bevor du anfängst. Und sie verlangt, dass du nicht springst, sobald es bei Aufgabe eins zäh wird. Wer beides einhält, der arbeitet an weniger Dingen gleichzeitig und schafft trotzdem mehr von dem, was zählt.

Auffällig ist auch, was in den Regeln fehlt. Es gibt keine Kategorien, keine Farben, keine Schätzung in Minuten und keine App. Es gibt eine Zahl, eine Reihenfolge und einen Zeitpunkt. Kurz gesagt: Die Ivy-Lee-Methode ist keine Technik zum Sammeln, sondern zum Weglassen. Die Liste ist das Werkzeug. Die Obergrenze ist die Methode.

Woher die Methode kommt: Ivy Lee, Charles Schwab und ein Scheck über 25.000 Dollar

Die Methode trägt den Namen von Ivy Ledbetter Lee, einem amerikanischen Berater, der von 1877 bis 1934 lebte. Ihre Geschichte spielt um 1918 und wird meist so erzählt. Charles M. Schwab, damals an der Spitze des Stahlkonzerns Bethlehem Steel und einer der bekanntesten Industriellen der USA, wollte von Lee wissen, wie seine Führungskräfte mehr erledigen. Lee bat um 15 Minuten mit jedem von ihnen. In diesen 15 Minuten erklärte er die sechs Aufgaben und die feste Reihenfolge, sonst nichts.

Als Schwab nach dem Honorar fragte, soll Lee abgewunken haben. Schwab solle die Methode drei Monate lang testen und dann zahlen, was sie ihm wert sei. Nach drei Monaten kam ein Scheck über 25.000 Dollar, nach heutiger Kaufkraft mehrere hunderttausend Dollar. Für eine Viertelstunde je Manager ist das ein bemerkenswerter Stundensatz. Und für eine Methode, die auf einen Zettel passt, eine bemerkenswerte Bewertung.

Ein Zugeständnis gehört dazu. Die Geschichte ist gut erzählt und schlecht belegt. Bekannt ist sie vor allem aus Nacherzählungen in Ratgebern und Managementbüchern, und in den 2010er-Jahren hat der Autor James Clear sie in seinem Blog wieder populär gemacht. Ob der Scheck genau so ausgestellt wurde, lässt sich heute kaum prüfen. Für dich ist das nebensächlich. Die Methode muss nicht wahr sein, weil Schwab bezahlt hat. Sie muss funktionieren, wenn du sie morgen ausprobierst.

Warum genau sechs Aufgaben: die drei Prinzipien hinter der Liste

Warum sechs und nicht zehn? Die Zahl ist keine Naturkonstante. Lee hätte auch fünf oder sieben sagen können, und manche Anleitungen tun das. Wichtig ist nicht die Sechs, sondern dass es eine Grenze gibt, die kleiner ist als deine Liste. Drei Prinzipien stecken in der Methode, und jedes lässt sich einzeln prüfen.

Erstens: Die Obergrenze erzwingt eine Entscheidung

Eine offene Liste wächst. Jede Mail, jeder Anruf und jeder Einfall bekommt eine Zeile, und keine Zeile muss gegen eine andere antreten. Eine Liste mit sechs Plätzen hat dagegen einen Türsteher. Wer eine siebte Aufgabe aufnehmen will, der muss eine andere hinauswerfen oder auf übermorgen schieben. Das bedeutet: Die Priorisierung passiert nicht irgendwann, sondern jeden Abend, in wenigen Minuten und mit sanftem Zwang.

Zweitens: Die Reihenfolge ersetzt das Springen

Die meisten Arbeitstage zerfallen nicht an zu viel Arbeit, sondern an Wechseln. Du beginnst das Angebot, eine Mail kommt, du beantwortest sie, ein Kunde ruft an, du kehrst zum Angebot zurück und brauchst zehn Minuten, um wieder hineinzufinden. Die Ivy-Lee-Methode verbietet Unterbrechungen nicht, das könnte keine Methode. Sie sagt nur, wohin du zurückkehrst: zu Aufgabe eins, bis sie fertig ist. Wer die Reihenfolge einhält, der muss im Lauf des Tages nie wieder entscheiden, was als Nächstes kommt.

Drittens: Der Vorabend nimmt dem Morgen die Verhandlung

Morgens um acht ist die Versuchung am größten, mit dem Leichten anzufangen. Die Liste vom Vorabend nimmt dir diese Wahl ab, weil sie getroffen wurde, als du noch wusstest, warum Aufgabe eins wichtig ist. Kurz gesagt: Am Abend entscheidest du, am Morgen arbeitest du. Beides am selben Morgen zu tun, gelingt fast niemandem.

Die Ivy-Lee-Methode in fünf Schritten

Die Methode braucht am Abend etwa zehn Minuten und am Tag selbst keine. Vier der fünf Schritte passieren am Vorabend. Das ist der Teil, den viele Anleitungen überspringen, und der Grund, warum die Liste am Morgen oft nicht hält.

1. 01

   Den Tag abschließen, zwei Minuten

   Geh die heutige Liste durch und setze hinter jede Aufgabe einen Haken oder einen Pfeil für den Übertrag. Was zum dritten Mal einen Pfeil bekommt, machst du in Schritt drei kleiner, gibst es ab oder streichst es.

2. 02

   Kandidaten sammeln, drei Minuten

   Schreib alles auf, was für morgen infrage kommt: Überträge, Zusagen, Vorbereitung für Termine, Schritte zu deinem Wochenziel. Hier darf die Liste noch zwölf Punkte haben. Gestrichen wird erst im nächsten Schritt.

3. 03

   Auf sechs kürzen, drei Minuten

   Frag bei jedem Kandidaten: Zahlt das auf mein Wochenziel ein, oder wartet jemand darauf? Was keine der beiden Fragen besteht, wandert auf eine Sammelliste. Jede der sechs Aufgaben muss an einem Tag fertig werden können.

4. 04

   Reihenfolge festlegen, zwei Minuten

   Nummeriere von eins bis sechs. Auf Platz eins kommt die Aufgabe mit der größten Wirkung auf dein Wochenziel, nicht die mit der nächsten Frist. Feste Termine notierst du mit Uhrzeit am Rand, sie sind keine Aufgaben auf der Liste.

5. 05

   Morgen von oben abarbeiten

   Fang mit Aufgabe eins an und bleib dabei, bis sie erledigt ist. Unterbrechungen sind erlaubt, Wechsel nicht. Nach jedem Termin und jedem Anruf kehrst du zur obersten offenen Aufgabe zurück, nicht zur bequemsten.

Schritt drei ist der unbequeme. Zwölf Kandidaten auf sechs zu kürzen, fühlt sich an, als würdest du Arbeit liegen lassen. Du lässt sie aber nicht liegen, du entscheidest nur, dass sie morgen nicht drankommt. Das ist ein Unterschied, den eine offene Liste nie macht.

Schritt fünf ist der strenge. Was tust du, wenn Aufgabe eins hängt, weil du auf eine Antwort wartest? Dann ist sie für den Moment blockiert, und du gehst zu Aufgabe zwei. Sobald die Antwort da ist, kehrst du zurück. Wer bei jeder Zähigkeit ausweicht, der hat am Abend fünf angefangene Aufgaben und keine fertige.

Das Beispiel: Daniels zwei Wochen mit sechs Aufgaben

Daniel ist 38 und führt eine Tischlerei mit vier Angestellten. Er baut Küchen, Einbauschränke und Treppen, und alles, was kein Holz ist, macht er selbst: Angebote, Material, Kundentermine, Rechnungen. Sein Jahresziel ist klar. Bis Dezember soll ein zweiter Geselle eingestellt sein, damit Daniel ab Januar einen Tag pro Woche nur für Angebote und Kunden hat. Dafür muss bis Mitte Dezember ein Arbeitsvertrag unterschrieben sein.

Sein Zettel hatte Anfang Oktober 23 Einträge. Jeden Abend hakte er rund ein Dutzend davon ab, und jeden Morgen kamen ungefähr so viele neue dazu. Die Stellenanzeige stand seit fünf Wochen darauf. Sie rutschte nie nach oben, weil immer etwas Dringenderes kam: ein Kunde mit Rückfrage, eine Lieferung mit falschem Furnier, ein Angebot mit Frist. Fleißig war er ohne Frage. Nur hat niemand angerufen und nach der Stellenanzeige gefragt.

Am ersten Abend mit der Methode schrieb er zwölf Kandidaten auf und strich die Hälfte. Auf Platz eins setzte er die Rohfassung der Stellenanzeige. Dann hat er zwei Wochen lang mitgezählt, auf demselben Zettel:

Die Zahl, die zuerst auffällt, ist die falsche. Daniel hat pro Tag deutlich weniger abgehakt, 4,6 statt rund 13. Wer nur Haken zählt, hält das für einen Rückschritt. Die Zahl, die zählt, steht eine Zeile tiefer: Die Aufgabe auf Platz eins war an neun von zehn Tagen am Abend erledigt. Die Stellenanzeige, fünf Wochen lang verschoben, war nach drei Tagen online. Rohfassung am Montag, Fotos aus der Werkstatt am Dienstag, Veröffentlichung am Mittwoch.

Was ist mit den anderen Aufgaben passiert? Ein Teil wurde nebenbei erledigt, zwischen zwei Terminen, in fünf Minuten. Ein Teil wanderte drei Abende lang mit und wurde dann gestrichen, ohne dass es jemand merkte. Und ein Teil hat sich von selbst erledigt, etwa die Rückfrage eines Kunden, der am nächsten Tag die Antwort in seinen Unterlagen fand. Das bedeutet: Eine kürzere Liste hat nicht weniger bewegt, sondern das Richtige.

Ein Tag lief schlecht. Am Donnerstag der zweiten Woche fiel ein Geselle aus, Daniel stand den ganzen Tag selbst an der Hobelbank und schaffte von seiner Liste genau eine Aufgabe. Er übertrug fünf. Am Freitag war Aufgabe eins trotzdem die erste, die fertig wurde. Die Methode verhindert keine schlechten Tage. Sie sorgt nur dafür, dass der nächste Tag nicht mit 28 Einträgen beginnt.

Die drei Fehler, die niemand bemerkt

Die Ivy-Lee-Methode scheitert selten an der Disziplin. Sie scheitert an drei kleinen Verschiebungen, die sich alle wie gute Planung anfühlen. Wer sie kennt, der erkennt sie am Freitag auf dem Zettel. Wer sie nicht kennt, der hält sich für undiszipliniert und sucht die nächste Methode. Welche davon kennst du von dir?

Fehler eins: sechs Zeilen, die keine Aufgaben sind

„Website“ ist keine Aufgabe, sondern ein Projekt. „Buchhaltung“ ist ein Bereich. Wer solche Einträge auf die Liste setzt, der hat zwar sechs Zeilen, aber keine davon wird an einem Tag fertig. Am Abend sind alle sechs offen, die Liste wandert komplett auf den nächsten Tag, und nach einer Woche ist die Methode tot. Jede Zeile braucht ein Ergebnis, das du abends abhaken kannst. Nicht „Stellenanzeige“, sondern „Stellenanzeige Rohfassung, eine Seite“.

Fehler zwei: das Dringende auf Platz eins

Die Versuchung ist verständlich. Das Angebot hat eine Frist am Donnerstag, also kommt es nach oben. Nur wird ein Angebot mit Frist ohnehin fertig, weil der Kunde wartet und nachfragt. Die Stellenanzeige hat keine Frist und keinen Absender. Sie wird nur fertig, wenn sie den besten Platz bekommt.

Fehler drei: der ewige Übertrag

Die Regel, Offenes auf den nächsten Tag zu übertragen, ist gut gemeint und auf Dauer gefährlich. Eine Aufgabe, die fünf Tage lang mitwandert, blockiert einen von sechs Plätzen und erinnert dich jeden Abend daran, dass du sie nicht schaffst. Daniel hat dafür eine Zusatzregel eingeführt: Nach drei Überträgen wird eine Aufgabe kleiner gemacht, abgegeben oder gestrichen. Wer überträgt, ohne zu entscheiden, der führt bald wieder eine Liste mit 23 Einträgen, nur verteilt auf vier Tage.

Ivy Lee, Eisenhower, Eat the Frog, 1-3-5: welche Methode wofür gebaut ist

Keine Zeitmanagement-Methode ist die beste. Jede löst ein bestimmtes Problem, und die Ivy-Lee-Methode löst ein anderes als die Eisenhower-Matrix oder Eat the Frog. Die Frage ist also nicht, welche gewinnt. Die Frage ist, welches Problem du gerade hast.

Die Eisenhower-Matrix sortiert, aber sie ordnet nicht. Sie sagt dir, dass vier Aufgaben wichtig und nicht dringend sind, aber nicht, welche davon morgen zuerst kommt. Genau dort setzt Ivy Lee an. Wer beide kombiniert, der sortiert am Sonntag mit der Matrix und füllt jeden Abend die sechs Plätze zuerst aus dem Feld wichtig und nicht dringend.

Eat the Frog ist im Kern Ivy Lee mit nur einem Platz. Der Frosch ist Aufgabe eins, und die Methode endet dort, wo Ivy Lee weitermacht, bei den Aufgaben zwei bis sechs. Wer morgens zuverlässig seinen Frosch isst und danach im Postfach versinkt, der braucht die restlichen fünf Plätze. Brian Tracy hat dem Frosch ein ganzes Buch gewidmet, und Eat that Frog in der Zusammenfassung zeigt die übrigen 20 Methoden daraus.

Die 1-3-5-Regel plant neun Aufgaben am Tag: eine große, drei mittlere, fünf kleine. Sie ist ehrlicher, was Kleinkram angeht, denn fünf kleine Aufgaben fallen an, ob du willst oder nicht. Dafür kennt sie keine Reihenfolge. Die 60-60-30-Methode regelt gar keine Aufgaben, sondern den Rhythmus: zwei Blöcke von je 60 Minuten, jeder mit 50 Minuten Arbeit und 10 Minuten Pause, danach eine Pause von 30 Minuten. Sie passt gut unter eine Ivy-Lee-Liste. Die eine sagt, wie du arbeitest, die andere, woran.

Wo die Ivy-Lee-Methode an Grenzen stößt

Die Ivy-Lee-Methode ist eine gute Methode. Sie ist nur nicht für jeden Tag gebaut, und wer sie überall einsetzt, der ist nach zwei Wochen enttäuscht. Nicht, weil sie versagt, sondern weil sie für ein bestimmtes Problem gemacht ist. Vier Grenzen sind ehrlich zu benennen:

• Sie sagt nicht, was wichtig ist. Ohne Wochen- oder Monatsziel wird Platz eins nach Gefühl vergeben, und das Gefühl wählt das Lauteste. Dazu gleich mehr im Abschnitt zur Zielkette.
• Sie passt schlecht zu Tagen voller Termine. Wer acht Stunden in Besprechungen oder am Telefon verbringt, hat keinen Raum für sechs Aufgaben. Dann sind es zwei, und das ist in Ordnung.
• Sie kennt keine Notfälle. Ein Wasserschaden in der Werkstatt hält sich an keine Liste. Die Regel lautet dann: Notfall erledigen, danach zurück zur obersten offenen Aufgabe, nicht zur nächstbesten.
• Sie zerlegt keine Projekte. Ein Vorhaben über sechs Wochen muss vorher in Tagesschritte geteilt werden. Sonst steht es wochenlang unerledigt auf Platz eins und verdirbt dir die Methode.

Für Paare und Familien funktioniert sie im Kleinen erstaunlich gut. Wer am Freitagabend gemeinsam die drei wichtigsten Dinge für den Samstag festlegt, in einer Reihenfolge, der streitet am Samstag nicht mehr darüber, ob zuerst der Keller oder der Einkauf drankommt. Kurz gesagt: Eisenhower räumt die Liste auf, Ivy Lee macht aus ihr einen Tag, Eat the Frog schützt die erste Stunde.

Die Ivy-Lee-Methode in der Zielkette: Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag

Die Methode hat eine Lücke, und Lee hat sie nie geschlossen. Sie sagt, dass du die sechs wichtigsten Aufgaben aufschreibst. Sie sagt nicht, woran du Wichtigkeit misst. Bei Bethlehem Steel war das kein Problem, weil jeder Manager seinen Auftrag kannte. Wer selbstständig arbeitet, eine Familie organisiert oder ein Nebenprojekt führt, dem fehlt dieser Auftrag oft. Dann entscheidet am Abend das Bauchgefühl, und wer müde ist, der wählt das, was am lautesten nervt.

Eine Zielkette schließt die Lücke. Sie leitet Platz eins nicht aus dem Gefühl ab, sondern aus dem nächsthöheren Ziel. Bei Daniel sieht das so aus:

• Jahr: Bis Dezember ist ein zweiter Geselle eingestellt, damit Daniel ab Januar einen Tag pro Woche für Angebote und Kunden frei hat.
• Quartal, Oktober bis Dezember: Stelle ausgeschrieben, mindestens fünf Gespräche geführt, Vertrag bis 15. Dezember unterschrieben.
• Monat Oktober: Stellenanzeige auf drei Kanälen online, Werkstattplanung für November so gelegt, dass Gespräche Platz haben.
• Woche: Stellenanzeige schreiben und veröffentlichen, Angebot für die Küche der Familie Berger abgeben, Holzbestellung für November klären.
• Tag: sechs Aufgaben, auf Platz eins die Rohfassung der Stellenanzeige.

Jede Ebene beantwortet die Frage der nächsten. Das Wochenziel sagt, was am Abend auf Platz eins gehört, und die Ivy-Lee-Liste ist nur noch die Übersetzung der Woche in einen Tag. Das bedeutet: Die zehn Minuten am Abend schrumpfen auf fünf, weil die schwierigste Entscheidung schon am Sonntag gefallen ist. Wie du ein Jahresziel bis auf diese Ebene herunterbrichst, zeigt der Beitrag Ziele erreichen.

In Gaapp hängen Tagesziele an Wochenzielen und Wochenziele am Monat. Für die Ivy-Lee-Methode heißt das: Platz eins wird zum Tagesziel, das sichtbar an einem Wochenziel hängt. Die übrigen fünf Plätze brauchen kein System, ein Zettel reicht. Wie du ein Tagesziel so formulierst, dass du es abends abhaken kannst, steht unter Tagesziele.

Ivy-Lee-Methode Vorlage: ein Blatt, sechs Zeilen, eine Spalte für den Übertrag

Die Vorlage passt auf eine Karteikarte, so wie bei Lee. Sechs nummerierte Zeilen, daneben eine Spalte für den Bezug zum Ziel und eine für das Ergebnis am Abend. Die Einträge zeigen Daniels ersten Montag, damit du siehst, wie konkret eine Zeile sein darf.

Für den Abend gelten drei Zusatzregeln. Eine Aufgabe ohne Eintrag in der dritten Spalte braucht einen guten Grund, überhaupt auf der Liste zu stehen. Eine Aufgabe, die zum dritten Mal übertragen wird, wird kleiner oder verschwindet. Und auf Platz eins steht nie eine Aufgabe, deren einziger Grund ist, dass jemand wartet.

Wer bisher mit einer klassischen To-do-Liste arbeitet, muss sie nicht wegwerfen. Sie wird zur Sammelliste, aus der du jeden Abend sechs Einträge ziehst. Alles, was dort steht, ist nicht vergessen. Es ist nur nicht morgen dran.

Drei Fragen, bevor du morgen anfängst:

• Weißt du jetzt, ohne nachzusehen, was morgen auf Platz eins steht?
• Steht auf deiner Liste eine Aufgabe, die seit mehr als einer Woche mitwandert?
• Könntest du jede Zeile deiner Liste an einem einzigen Tag abhaken?

Wer eine der drei Fragen nicht sauber beantworten kann, der braucht keine bessere App, sondern zehn Minuten am Abend. Kurz gesagt: Die Ivy-Lee-Methode ist keine Liste der Dinge, die du tun könntest, sondern eine Entscheidung darüber, was du morgen zuerst tust. Daniel hat fünf Wochen lang ein Dutzend Haken am Tag gesetzt und die Stellenanzeige nicht geschrieben. Mit sechs Plätzen war sie nach drei Tagen online.

Häufige Fragen zur Ivy-Lee-Methode