Selbstmanagement: so führst du dich selbst

Selbstmanagement ist kein besseres Zeitmanagement. Selbstmanagement ist die Fähigkeit, dich selbst so zu steuern, dass du tust, was du dir vorgenommen hast, auch wenn niemand zusieht: deine Ziele, deine Zeit, deine Energie und deine Impulse. Zeitmanagement fragt, was du wann erledigst. Selbstmanagement fragt, warum du es dann trotzdem nicht tust. Wer nur die erste Frage beantwortet, der hat einen Plan. Wer beide beantwortet, der hat eine Woche, die auf ein Ziel einzahlt.

Vier Felder gehören dazu, und eine Schleife hält sie zusammen. Die Felder sind Ziele, Zeit, Energie und Impulse, die Schleife ist ein fester Moment pro Woche, an dem du nachmisst. Durchgerechnet wird das an Lea, 31, Grafikdesignerin, seit März selbstständig und ohne Chef. Sie saß 45 Stunden pro Woche am Schreibtisch und konnte nur elf davon abrechnen. Dazu kommen die Selbstmanagement-Methoden je Feld, fünf Schritte zum Lernen, die drei Fehler, die niemand bemerkt, und der Weg vom Jahresziel bis zum Tag.

Was Selbstmanagement bedeutet und was es nicht ist

Selbstmanagement bedeutet, das eigene Verhalten zu beobachten, mit einem Maßstab zu vergleichen und bewusst zu lenken, damit es zu deinen Zielen passt. Der Begriff stammt aus der Psychologie. Frederick Kanfer hat ab 1970 beschrieben, wie Menschen sich selbst regulieren: Sie beobachten, was sie tun, bewerten es an einem Maßstab und ziehen eine Konsequenz. Anfang der 1990er Jahre haben Kanfer, Hans Reinecker und Dieter Schmelzer daraus das Lehrbuch „Selbstmanagement-Therapie“ gemacht. Die Idee dahinter gilt weit über die Therapie hinaus. Wer sich ändern will, der braucht keinen stärkeren Willen, sondern einen Regelkreis.

In die Arbeitswelt hat Peter Drucker den Gedanken getragen. In seinem Aufsatz „Managing Oneself“ von 1999 in der Harvard Business Review beschreibt er Menschen, die keinen Chef mehr haben, der ihnen Aufgaben, Tempo und Richtung vorgibt. Sie müssen sich selbst führen. Drucker fragt dafür nach den eigenen Stärken, nach der eigenen Arbeitsweise und nach den eigenen Werten. Das ist der Teil, den keine App übernimmt. Heute betrifft er nicht mehr nur Führungskräfte. Er betrifft alle, die im Homeoffice, in der Selbstständigkeit oder neben dem Job an einem eigenen Ziel arbeiten.

Was Selbstmanagement nicht ist: Selbstoptimierung. Selbstoptimierung will mehr aus jeder Stunde holen, früher aufstehen, schneller lesen, weniger schlafen. Selbstmanagement will, dass die richtigen Stunden auf das richtige Ziel gehen. Das ist oft weniger, nicht mehr. Ist das ein Widerspruch zu Leistung? Nein. Es ist ihre Voraussetzung. Kurz gesagt: Selbstmanagement misst nicht, wie viel du tust, sondern wofür.

Selbstmanagement oder Zeitmanagement: wofür jedes gebaut ist

Zeitmanagement ist ein gutes Werkzeug. Es ist nur für etwas anderes gebaut. Zeitmanagement ordnet Aufgaben in der Zeit: was zuerst kommt, was wann im Kalender steht, wie lange etwas dauern darf. Selbstmanagement ordnet die Person, die diese Aufgaben erledigen soll. Ein perfekter Wochenplan nützt nichts, wenn du am Dienstag um 14 Uhr müde bist, zum Handy greifst und die wichtige Aufgabe auf morgen schiebst. Der Plan war richtig. Die Steuerung hat versagt.

Ein dritter Begriff gehört in diese Reihe, weil er ständig verwechselt wird: Selbstorganisation. Sie ordnet Material und Abläufe, also Ablage, Listen und Werkzeuge. Alle drei hängen zusammen, aber jeder beantwortet eine andere Frage:

Das bedeutet: Zeitmanagement ist ein Teil des Selbstmanagements, nicht sein Ersatz. Wer die einzelnen Methoden für den Kalender sucht, der findet sie im Überblick zum Zeitmanagement. Hier geht es um die Ebene darüber, um die Frage, warum ein guter Plan nicht ausgeführt wird. Welche der drei Leitfragen beantwortest du gerade am schlechtesten?

Was in Leas Woche wirklich passiert: 45 Stunden, elf abgerechnet

Lea ist 31 und Grafikdesignerin. Bis Februar war sie in einer Agentur angestellt, seit März arbeitet sie selbstständig aus ihrer Wohnung in Leipzig. Ihr Jahresziel: im Dezember 6.000 Euro Umsatz im Monat, ohne Arbeit am Wochenende. Bei 75 Euro Stundensatz sind das 80 abrechenbare Stunden im Monat, also rund 20 pro Woche. Im August lag sie bei elf. Gefühlt arbeitete sie ständig, und genau das war das Problem.

Lea hat keinen Chef, keinen Arbeitsweg und keine festen Bürozeiten. Was nach Freiheit klingt, ist für viele der schwerste Teil der Selbstständigkeit. Niemand legt fest, wann der Tag beginnt. Niemand merkt, wenn sie um 11 Uhr noch im Postfach steckt. Eine Woche im August hat Lea in halben Stunden mitgeschrieben, jeden Abend fünf Minuten, ohne etwas an ihrem Verhalten zu ändern:

Elf von 45 Stunden haben Geld gebracht, eine weitere hat neue Kunden vorbereitet. Das ist kein Vorwurf. Es ist ein Messwert. Lea fehlt keine Zeit, sie sitzt mehr als doppelt so viele Stunden am Schreibtisch, wie ihr Ziel braucht. Ihr fehlt die Steuerung, und zwar in drei Feldern gleichzeitig. Die Zeit hat keinen Rahmen. Die Impulse gewinnen 23 Stunden pro Woche. Und die Energie geht in die falschen Stunden: Zehn der 45 Stunden lagen nach 21 Uhr oder am Sonntag, also dann, wenn Lea am müdesten war.

Nur das vierte Feld war in Ordnung. Lea wusste genau, was sie wollte, und sie konnte es in einer Zahl sagen. Eine neue To-do-App hätte ihr deshalb nicht geholfen. Ihre Aufgaben standen alle auf einer Liste. Sie wusste, was zu tun war. Sie tat es nur nicht in den Stunden, in denen sie es am besten konnte. Das bedeutet: Genau an dieser Stelle beginnt Selbstmanagement, nicht bei der Liste.

Was alles zum Selbstmanagement gehört: vier Felder, eine Schleife

Zum Selbstmanagement gehören vier Felder: Ziele, Zeit, Energie und Impulse. Jedes beantwortet eine eigene Frage, und jedes kann der Engpass sein. Dazu kommt die Schleife, die alle vier verbindet, die regelmäßige Messung. Viele Ratgeber nennen sieben oder 18 Kompetenzen. Die meisten davon lassen sich einem der vier Felder zuordnen: Selbstmotivation gehört zu den Zielen, Prioritäten setzen zur Zeit, Stressbewältigung zur Energie, Selbstdisziplin zu den Impulsen. Vier Felder lassen sich in einer Woche prüfen. 18 Kompetenzen nicht.

Ziele: wohin

Das erste Feld ist die Richtung. Ohne Ziel misst du Fleiß, nicht Fortschritt. Ein Ziel im Sinne des Selbstmanagements hat eine Zahl und einen Termin, und es lässt sich in Wochenstunden übersetzen. Bei Lea sind das 20 abrechenbare Stunden pro Woche bis Dezember. Wer sein Ziel nicht in einem Satz nennen kann, der hat kein Selbstmanagement-Problem, sondern ein Zielproblem, und fängt dort an. Wie aus einem Wunsch ein Ziel mit Zahl und Termin wird, zeigt der Leitfaden Ziele erreichen.

Zeit: wann

Das zweite Feld ist der Rahmen. Zeit heißt im Selbstmanagement nicht Minutenplanung, sondern drei Festlegungen: wann der Tag beginnt, wann er endet und welcher Block dem Ziel gehört. Wer selbstständig oder im Homeoffice arbeitet, dem fehlen diese Grenzen von außen. Leas Tag begann, wenn das Postfach leer war, und endete, wenn sie müde war. Beides passierte selten zur selben Uhrzeit. Auch die Reihenfolge gehört in dieses Feld. Für die Frage, was wichtig und was nur dringend ist, gibt es die Eisenhower-Matrix.

Energie: womit

Das dritte Feld wird am häufigsten übersehen. Eine Stunde um 9 Uhr und eine Stunde um 22 Uhr sind auf dem Papier gleich lang. In der Arbeit sind sie es nicht. Energie umfasst Schlaf, Bewegung, Pausen und die eigene Leistungskurve über den Tag. Lea war am Vormittag am klarsten und hat genau diese Stunden mit E-Mails gefüllt. Die anspruchsvolle Gestaltungsarbeit landete am Abend, wenn ein Entwurf doppelt so lange dauerte. Wer seine beste Zeit für Kleinkram verbraucht, der arbeitet länger für weniger.

Impulse: was dich aufhält

Das vierte Feld ist das unbequemste. Hier liegen Ablenkung, Aufschieben und die Zusagen, die du aus Höflichkeit machst. Impulse sind schneller als Pläne. Das Handy liegt näher als die Akquise-Liste, und ein Ja kostet im Moment weniger als ein Nein. Bei Lea haben die Impulse 23 Stunden pro Woche gekostet. Die Akquise schob sie vor sich her, weil jede Absage weh tat. Wer dieses Feld mit Willenskraft lösen will, der verliert meistens. Es braucht Regeln, die greifen, bevor der Impuls kommt.

Bei Lea ist die Schleife ein Termin am Freitag um 16 Uhr, zehn Minuten lang. Sie vergleicht die Woche mit dem Wochenziel, sucht das Feld, das am meisten gekostet hat, und ändert eine einzige Sache. Wie diese zehn Minuten ablaufen, steht im Beitrag zum Wochenrückblick in zehn Minuten. Kurz gesagt: Die vier Felder sagen dir, wohin du schaust. Die Schleife sagt dir, wann.

Selbstmanagement-Methoden: welche Technik für welches Feld

Es gibt Dutzende Selbstmanagement-Methoden, und fast jede ist gut. Das Problem ist nicht die Auswahl, sondern die Zuordnung. Eine Methode für das Feld Zeit hilft nicht, wenn dein Engpass die Energie ist. Die Tabelle ordnet die bekanntesten Techniken den vier Feldern und der Schleife zu. Sie erklärt sie nicht im Detail, denn die meisten haben einen eigenen Beitrag.

Zwei Techniken aus der Tabelle verdienen ein paar Sätze mehr, weil sie direkt am Feld Impulse ansetzen. Wenn-dann-Pläne gehen auf den Psychologen Peter Gollwitzer zurück, der 1999 zusammengefasst hat, wie sie wirken. Du legst vorher fest, in welcher Situation du was tust: „Wenn es Dienstag 14 Uhr ist, dann schreibe ich drei Akquise-Mails, bevor ich das Postfach öffne.“ Die Entscheidung fällt einmal, nicht jeden Dienstag neu. Deshalb hilft der Plan gegen Impulse. Der Impuls trifft auf eine Entscheidung, die schon gefallen ist.

Getting Things Done von David Allen setzt früher an. Alles, was dich beschäftigt, kommt aus dem Kopf in ein verlässliches System, damit es nicht ständig um Aufmerksamkeit bittet. Wer viele kleine Verpflichtungen jongliert, für den ist das eine echte Entlastung. Wie das System im Einzelnen aufgebaut ist, steht im Beitrag zu Getting Things Done.

Welche Methode ist die richtige für dich? Die, deren Feld dein Engpass ist. Bei Lea waren es drei Felder, also drei Methoden: Time Blocking für den Rahmen, das Energieprotokoll für die Lage der Blöcke, Wenn-dann-Pläne für die Impulse. Keine weitere. Das bedeutet: Du wählst keine Methode nach ihrer Bekanntheit, sondern nach deiner Diagnose.

Selbstmanagement lernen: fünf Schritte für vier Wochen

Selbstmanagement lernen heißt nicht, ein Buch über Disziplin zu lesen. Es heißt, eine Woche lang zu beobachten, ein Feld zu wählen und vier Wochen lang eine einzige Regel zu testen. Die fünf Schritte folgen Kanfers Regelkreis: beobachten, bewerten, eine Konsequenz ziehen. Bereit liegen ein Zettel, ein Kalender und ein Ziel mit Zahl.

1. 01

   Eine Woche beobachten, sieben Tage

   Schreib eine Woche lang in Blöcken von 30 Minuten auf, was du tust. Notiere dazu dreimal am Tag deine Energie auf einer Skala von 1 bis 5, morgens, mittags und abends. Ändere noch nichts. Ein Protokoll, das schon beim Schreiben schönt, misst nichts.

2. 02

   Die Stunden den vier Feldern zuordnen, 20 Minuten

   Sortiere am Sonntag jede Stunde in Ziele, Zeit, Energie oder Impulse, wie in Leas Tabelle. Stunden, in denen du schwere Arbeit mit Energie 1 oder 2 gemacht hast, zählen zum Feld Energie. Das Feld mit den meisten verlorenen Stunden ist dein Engpass.

3. 03

   Einen Rahmen setzen, 15 Minuten

   Lege drei Dinge fest: Arbeitsbeginn, Feierabend und den ersten Block des Tages, der deinem Ziel gehört. Der Block liegt in deinem Energiehoch, nicht dort, wo gerade Platz ist. Trage alle drei als wiederkehrende Termine in den Kalender.

4. 04

   Eine Wenn-dann-Regel für den Engpass, fünf Minuten

   Formuliere für dein schwächstes Feld genau eine Regel nach dem Muster: Wenn Situation X eintritt, dann tue ich Y. Die Situation muss vorhersehbar sein, die Handlung klein. Eine Regel, nicht fünf. Wer fünf Regeln gleichzeitig einführt, der testet keine davon.

5. 05

   Freitags messen und eine Sache ändern, zehn Minuten

   Vergleiche jeden Freitag die Woche mit deinem Wochenziel: Wie viele Stunden haben eingezahlt, und hat die Regel gegriffen? Behalte, was wirkt, und ändere genau eine Sache für die nächste Woche. Nach vier Wochen nimmst du dir das nächste Feld vor.

Warum vier Wochen? Eine Regel, die eine Woche hält, beweist wenig, weil die erste Woche von der Neugier lebt. Eine Regel, die vier Freitage übersteht, hat den Alltag mit Kundenterminen, schlechtem Schlaf und einem vollen Postfach erlebt. Wer nach zwei Wochen schon das nächste Feld angeht, der weiß am Ende nicht, welche Änderung gewirkt hat. Das bedeutet: Geduld ist hier keine Tugend, sondern Messmethode.

Das Beispiel: Leas Woche vier Wochen später

Lea hat in vier Wochen vier Dinge geändert, jedes an einem Freitag entschieden. In der ersten Woche hat sie den Rahmen gesetzt: Arbeitsbeginn 8:30 Uhr, Feierabend 18 Uhr, Sonntag frei, Kundenarbeit von 8:30 bis 12 Uhr in ihrem Energiehoch, das Postfach erst um 12 und um 16:30 Uhr. In der zweiten Woche kam ihre Wenn-dann-Regel für die Impulse: „Wenn ich mich morgens an den Schreibtisch setze, dann bleibt das Handy in der Küche, bis der Kundenblock vorbei ist.“

In der dritten Woche folgte die Akquise als fester Termin, Dienstag und Donnerstag um 14 Uhr, je drei Mails. In der vierten Woche hat sie ihr Angebot geändert: Zwei Korrekturrunden sind enthalten, jede weitere kostet extra. Sie ist nicht früher aufgestanden, hat keine neue App installiert und keinen Kunden verloren. Ende September sah ihre Woche so aus:

Sieben abrechenbare Stunden mehr, neun Stunden weniger am Schreibtisch, kein Sonntag mehr. Das klingt nach einem Trick, ist aber nur eine Verschiebung. Die Kundenarbeit liegt jetzt in den Stunden, in denen Lea am klarsten denkt, und derselbe Entwurf dauert dort kürzer als um 22 Uhr. Die Impulse haben nicht aufgehört. Sie treffen nur auf Regeln, die vorher entschieden wurden.

Am Ziel ist Lea noch nicht. 18 von 20 Stunden pro Woche sind 90 Prozent. Die fehlenden zwei Stunden holt sie nicht durch mehr Disziplin, sondern über die Akquise: Zwei der zwölf Mails aus dem September haben zu Gesprächen geführt, und einer der beiden Kunden will ein festes Monatspaket. Das ist der Unterschied zwischen Selbstmanagement und Durchhalten. Wer durchhält, der arbeitet mehr. Wer sich managt, der verschiebt, was schon da ist, bis es passt. Welcher Topf ist in deiner Woche der größte, über den du nie entschieden hast?

Die drei Fehler, die niemand bemerkt

Selbstmanagement scheitert selten an fehlendem Willen. Es scheitert leise an einem von drei Fehlern, und keiner fühlt sich im Moment wie einer an.

• Selbstmanagement mit Selbstoptimierung verwechseln. Früher aufstehen, kälter duschen, schneller lesen: Das kann alles sinnvoll sein. Es beantwortet nur nicht die Frage, ob deine Stunden auf ein Ziel einzahlen. Wer mehr aus sich herausholen will, ohne zu wissen wofür, der erschöpft sich mit System.
• Alles auf einmal ändern. Neuer Rahmen, drei Regeln, eine Morgenroutine und eine neue App am selben Montag. Jede Änderung für sich ist vernünftig. Zusammen sind sie ein Umzug, und nach zwei Wochen weißt du nicht, was gewirkt hat. Ein Feld, eine Regel, vier Wochen.

Alle drei Fehler haben dieselbe Wurzel: Sie überspringen die Beobachtung. Ohne Protokoll ist jede Änderung eine Vermutung, und Vermutungen treffen meistens das Feld, das am lautesten ist, nicht das, das am meisten kostet. Wie oft hast du schon ein System gewechselt, ohne vorher eine Woche zu zählen?

Selbstmanagement in der Zielkette: vom Jahr bis zum Tag

Selbstmanagement braucht einen Maßstab, und der Maßstab kommt von oben. Ohne Ziel kann die Freitagsmessung nur fragen, ob du fleißig warst. Mit Ziel fragt sie, ob die Woche gereicht hat. Damit das Ziel auf jeder Ebene prüfbar wird, zerlegst du es in eine Kette: Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag. So sieht sie bei Lea aus:

Jede Ebene steuert ein anderes Feld. Das Jahr legt die Richtung fest, also das Feld Ziele. Quartal und Monat prüfen, ob der Weg reicht: Zwei neue Stammkunden bis Dezember und 72 abrechenbare Stunden im Oktober sind die Zwischenstände, an denen Lea sieht, ob 6.000 Euro realistisch bleiben. Die Woche ist die Ebene der Schleife, hier misst sie am Freitag. Der Tag ist die Ebene von Zeit, Energie und Impulsen: ein Block, eine Regel, ein Feierabend. Wer nur auf der Tagesebene plant, der managt Stunden ohne Richtung. Wer nur auf der Jahresebene plant, hat eine Richtung ohne nächsten Schritt.

In Gaapp ist diese Kette der Kern: fünf Ebenen von Jahr bis Tag, und jedes Ziel hängt an einem größeren. Der Fortschritt je Zeitraum ist der Anteil der erledigten Ziele, ein feiner Strich zeigt die vergangene Zeit. Lea sieht am Freitag, wie viele ihrer Wochenziele erledigt sind und wie viel vom Oktober schon vorbei ist. Das ist die Selbstbeobachtung aus Kanfers Regelkreis, nur ohne Zettel. Die Bewertung und die eine Änderung bleiben ihre Entscheidung.

Wer mit einem Partner, einer Familie oder einem Team an gemeinsamen Zielen arbeitet, steuert sich nicht allein. Auch dann gilt die Kette, mit mehr Personen am Freitag und denselben Fragen. Selbstmanagement ist der Teil davon, den jeder für sich erledigt, bevor er etwas zusagt.

Drei Fragen zum Schluss, an deine letzte Woche:

• Weißt du, wie viele Stunden deiner letzten Woche auf dein wichtigstes Ziel eingezahlt haben, als Zahl und nicht als Gefühl?
• Kannst du sagen, welches der vier Felder dich gerade am meisten kostet: Ziele, Zeit, Energie oder Impulse?
• Gibt es einen festen Moment in deiner Woche, an dem du nachmisst und genau eine Sache änderst?

Wer eine der drei Fragen mit Nein beantwortet, der hat kein Disziplinproblem, sondern eine Lücke im Regelkreis. Die lässt sich in einer Woche schließen, mit einem Zettel und zehn Minuten am Freitag. Kurz gesagt: Selbstmanagement ist nicht die Kunst, mehr zu schaffen, sondern die Gewohnheit, nachzusehen, wofür deine Stunden da sind.

Häufige Fragen zum Selbstmanagement