Selbsteinschätzung Mitarbeitergespräch: so schreibst du sie

Eine Selbsteinschätzung im Mitarbeitergespräch ist kein Zeugnis, das du dir selbst ausstellst, sondern eine Beweisführung: Du hältst schriftlich fest, welche Ziele du erreicht hast, woran man das sieht, wo es gehakt hat und wohin du als Nächstes willst. Deine Führungskraft legt ihre Einschätzung daneben. Über die Unterschiede zwischen beiden Blättern redet ihr im Gespräch. Wer seine Selbsteinschätzung mit Belegen füllt, der bestimmt, worüber gesprochen wird.

Drei Dinge brauchst du dafür: fünf Felder, die in jede Selbsteinschätzung gehören, einen Satzbauplan, der aus Eindrücken Belege macht, und Formulierungen, die du für deinen eigenen Bogen abwandeln kannst. Durchgespielt wird das an Nora, 32, Einkäuferin bei einem Hersteller von Landmaschinen mit 210 Beschäftigten. Im Januar hat sie ihr Jahresgespräch mit Markus, dem Leiter Einkauf, und zwei Wochen vorher kommt der Bogen aus der Mitarbeitergespräch-Vorlage. Ihr erster Entwurf hatte vier Sätze. Ihr zweiter hatte vier Zahlen, und er hat das Gespräch verändert.

Was eine Selbsteinschätzung im Mitarbeitergespräch ist und was nicht

Die Selbsteinschätzung ist der Teil des Mitarbeitergesprächs, den du vorbereitest, bevor jemand anderes etwas über dich sagt. Viele Betriebe schicken dafür einen Bogen, oft denselben, den auch die Führungskraft ausfüllt. Andere fragen erst im Gespräch: Wie lief dein Jahr? In beiden Fällen gilt dasselbe. Wer vorbereitet ist, der antwortet mit Belegen. Wer nicht vorbereitet ist, der antwortet mit Adjektiven.

Neben der Selbsteinschätzung steht die Fremdeinschätzung, also das Bild, das deine Führungskraft von deinem Jahr hat. Beide Bilder sind unvollständig. Du kennst deinen Aufwand und die Probleme, die nie eskaliert sind. Deine Führungskraft kennt die Wirkung, die bei anderen angekommen ist. Das bedeutet: Die Selbsteinschätzung soll nicht recht behalten, sondern das zweite Bild ergänzen. Wo beide übereinstimmen, reicht ein Satz. Wo sie auseinanderliegen, beginnt das eigentliche Gespräch.

Was sie nicht ist, lässt sich ebenso klar sagen. Sie ist keine Aufgabenbeschreibung, denn deine Führungskraft weiß, was in deiner Stellenbeschreibung steht. Und sie ist kein Ort für Selbstkritik ohne Ausweg. Eine Lücke gehört hinein, aber nur zusammen mit ihrer Ursache und dem nächsten Schritt. Die Tabelle zeigt, wie sich die Selbsteinschätzung von den Formaten unterscheidet, mit denen sie oft verwechselt wird.

Warum die meisten Selbsteinschätzungen zu leise sind

Bescheidenheit ist eine gute Eigenschaft. Im Team macht sie dich angenehm, im Konflikt macht sie dich glaubwürdig. In der Selbsteinschätzung ist sie nur für etwas anderes gebaut. Sie lässt deine Führungskraft raten, und wer rät, der greift auf den Eindruck zurück, den er zuletzt hatte.

Noras erster Entwurf sah so aus: „Ich habe meine Aufgaben im vergangenen Jahr zuverlässig erledigt. Die Zusammenarbeit im Team war gut. Bei der Lieferantenbewertung bin ich nicht ganz fertig geworden. Ich möchte mich gern weiterentwickeln.“ Vier Sätze, keiner davon falsch. Und keiner, den Markus nicht auch ohne Nora hätte schreiben können. Was hätte er mit diesem Entwurf im Gespräch anfangen sollen?

Was fehlt, sind vier Dinge, die nur Nora kennt. Die Normteile sind 4,2 statt der vereinbarten 3 Prozent günstiger geworden. Im Mai hat sie einen insolventen Dichtungslieferanten in neun Arbeitstagen ersetzt, und die Montage stand keinen Tag still. Die Lieferantenbewertung ist genau wegen dieses Mais liegen geblieben. Und sie will die Warengruppe Elektronik übernehmen, die im Sommer frei wird. Markus erinnert sich an den Mai als den Monat, in dem es hektisch war. An die neun Tage erinnert er sich nicht.

Dass Selbstbild und Fremdbild auseinanderliegen, ist gut untersucht. Michael Harris und John Schaubroeck haben 1988 in einer Metaanalyse gezeigt, dass Selbsteinschätzungen und Einschätzungen durch Vorgesetzte nur mäßig übereinstimmen und dass Menschen sich im Schnitt etwas besser bewerten. Daraus folgt nicht, dass du dich zurückhalten sollst. Die Lücke zwischen beiden Bildern schließt sich nicht durch leisere Sätze, sondern durch prüfbare. Eine Zahl kann deine Führungskraft nachrechnen, ein Adjektiv kann sie nur glauben oder nicht.

Das bedeutet: Leise ist nicht dasselbe wie ehrlich. Wer seine Erfolge verschweigt, der verzerrt das Bild genauso wie jemand, der sie aufbläst, nur in die andere Richtung.

Was zur Selbsteinschätzung gehört: fünf Felder

Fünf Felder reichen für jede Selbsteinschätzung, egal wie der Bogen in deinem Betrieb aussieht. Wer die fünf Felder kennt, der kann jeden Bogen füllen und auch ein Gespräch ohne Bogen führen. Die dritte Spalte zeigt Noras Einträge, damit du siehst, wie knapp ein Feld sein darf.

Das zweite Feld bleibt am häufigsten leer. Was nie geplant war, vergisst man am leichtesten. Bei Nora ist es der wichtigste Satz des ganzen Bogens. Ein vereinbartes Ziel zeigt, dass sie zuverlässig ist. Der Ersatz im Mai zeigt, was sie tut, wenn niemand einen Plan hat.

Vor dem dritten Feld fürchten sich die meisten. Dabei ist es das Feld, in dem du am meisten gewinnen kannst. Wer die Lücke selbst benennt, der bestimmt den Ton, in dem über sie gesprochen wird. Wer sie weglässt, der hört sie von der anderen Seite, als Vorwurf statt als Befund.

Im vierten Feld reicht ein konkreter Wunsch an deine Führungskraft, besser als drei allgemeine. Das fünfte Feld ist der Grund, warum sich die ganze Arbeit lohnt. Hier meldest du an, wohin du willst, bevor die Ziele für das nächste Jahr verteilt werden. Ein Entwicklungsziel reicht, insgesamt höchstens drei Ziele für das Jahr. Warum drei die Obergrenze sind, steht in Warum drei Ziele genug sind.

Selbsteinschätzung schreiben in fünf Schritten

Eine Selbsteinschätzung schreibt man nicht an einem Abend aus dem Gedächtnis. Das Gedächtnis ist für etwas anderes gebaut: Es merkt sich die letzten acht Wochen und die lauteste Krise des Jahres. Alles dazwischen verblasst. Die fünf Schritte unten holen es zurück, in einer festen Reihenfolge, und Nora hat dafür zwei Abende mit je 45 Minuten gebraucht.

1. 01

   Belege sammeln, 30 Minuten

   Du öffnest das Protokoll des letzten Gesprächs, deinen Kalender und deinen Postausgang. Du suchst Zahlen zu jedem Ziel, Rückmeldungen von Kollegen und Kunden und Projekte, die abgeschlossen sind. Nora fand in ihrem Kalender den Mai wieder und in ihrem Postfach drei Mails aus der Montage, die sich für den schnellen Ersatz bedankt hatten.

2. 02

   Ziele abgleichen, 15 Minuten

   Je Ziel eine Zeile: Was war vereinbart, was ist erreicht, wie groß ist der Abstand. Noch ohne Wertung, nur Soll und Ist. Wer hier schon bewertet, der rechnet sich das Jahr schön oder schlecht, bevor die Zahlen auf dem Tisch liegen.

3. 03

   Satzbauplan anwenden, 25 Minuten

   Jede Aussage über eine Stärke folgt dem Plan Ergebnis, Beleg, Wirkung. Jede Aussage über eine Lücke folgt dem Plan Lücke, Ursache, nächster Schritt. Zwei Pläne mit je drei Teilen, mehr Grammatik braucht keine Selbsteinschätzung.

4. 04

   Bewertung ankreuzen, zehn Minuten

   Wenn dein Bogen eine Skala hat, kreuzt du erst jetzt an, nach den Belegen und nicht vor ihnen. Die Stufe muss zu dem Satz passen, der daneben steht. Wer bei 4,2 statt 3 Prozent nur die Mitte ankreuzt, der widerspricht sich selbst.

5. 05

   Wunsch formulieren, zehn Minuten

   Am Ende steht ein Entwicklungsziel mit Zeitraum und dem, was du dafür brauchst. Nicht: Ich möchte mich weiterentwickeln. Sondern: Ich möchte ab dem dritten Quartal die Warengruppe Elektronik übernehmen und brauche dafür den Lehrgang ab März. Wie man solche Sätze baut, zeigen die [SMART-Ziele Beispiele](/smart-ziele-beispiele).

Der Satzbauplan: Ergebnis, Beleg, Wirkung

Ergebnis ist, was am Ende da ist. Beleg ist, woran man es sieht. Wirkung ist, was es dem Betrieb gebracht hat. Bei Nora klingt das so: „Ich habe die Preise für Normteile neu verhandelt. Sie liegen 4,2 Prozent unter dem Vorjahr, bei 1,8 Millionen Euro Einkaufsvolumen. Das sind rund 75.600 Euro im Jahr und 1,2 Prozentpunkte mehr als vereinbart.“ Drei Sätze, und Markus muss nichts mehr nachfragen.

Fühlt sich der Satz mit den 75.600 Euro unangenehm an? Für viele ja. Er klingt nach Eigenlob. Nur ist eine Zahl kein Lob, sondern eine Information. Das Lob wäre das Adjektiv davor, hervorragend oder erfolgreich, und genau das lässt der Satzbauplan weg. Wer die Zahl nennt und das Adjektiv weglässt, der überlässt die Bewertung der Führungskraft und gibt ihr trotzdem alles, was sie dafür braucht.

Für Lücken gilt derselbe Bau mit anderen Teilen. Lücke ist, was fehlt, als Zahl. Ursache ist der Grund, ohne Ausrede und ohne Schuldzuweisung. Nächster Schritt ist das, was du ab Januar anders machst. Bei Nora: „Ich habe 38 von 60 A-Lieferanten bewertet. Ursache war der Ausfall im Mai, für den ich die Bewertung zurückgestellt habe. Ab Januar bewerte ich 15 Lieferanten je Quartal, dann ist die Liste im Dezember vollständig.“ Wer eine Lücke so aufschreibt, der nimmt der Kritik die Spitze und macht aus ihr einen Plan.

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Selbsteinschätzung Beispiele: zwölf Formulierungen, vorher und nachher

Die folgenden zwölf Beispiele folgen den Kriterien, die in den meisten Beurteilungsbögen stehen, von Zielerreichung bis Lernbereitschaft. Links steht, wie die meisten schreiben. Rechts steht, wie Nora nach dem Satzbauplan geschrieben hat. Übernimm nicht die Sätze, sondern den Bau, und setze deine eigenen Zahlen, Namen und Daten ein.

Fällt dir auf, was die rechte Spalte gemeinsam hat? Jeder Satz enthält eine Zahl, einen Zeitpunkt oder einen Namen. Keiner enthält ein Adjektiv, das sich selbst lobt. Das bedeutet: Die Sätze rechts sind nicht lauter als die links, sie sind nur prüfbarer. Und wer prüfbar schreibt, der muss im Gespräch nicht mehr überzeugen, sondern nur noch erklären.

Nicht jede Stelle hat Prozentzahlen. Wer in der Pflege, in der Verwaltung oder im Kundenservice arbeitet, der findet trotzdem Zahlen: eingearbeitete Kollegen, die Dauer bis zur Antwort, übernommene Vertretungen. Wo keine Zahl ist, hilft ein Name mit Datum. „Im Oktober hat mir die Stationsleitung die Einarbeitung der neuen Auszubildenden übertragen.“ Ein Datum ist kein Messwert. Aber es macht aus einem Eindruck ein Ereignis, und über Ereignisse lässt sich nicht streiten.

Mitarbeitergespräch Musterantworten: sechs typische Fragen

Viele Führungskräfte fragen im Gespräch noch einmal nach, auch wenn die Selbsteinschätzung schriftlich vorliegt. Die Musterantworten unten zeigen, wie Nora ihre schriftliche Selbsteinschätzung in gesprochene Sätze übersetzt. Wer seine fünf Felder kennt, der hat auf jede dieser Fragen schon eine Antwort. Welche Fragen Führungskräfte sonst noch stellen, zeigen die Fragen im Mitarbeitergespräch aus beiden Perspektiven.

• Wie würdest du dein Jahr in einem Satz beschreiben? „Zwei Ziele erreicht, eines zur Hälfte, und eine Krise im Mai, die ich in neun Arbeitstagen gelöst habe.“ Ein Satz, drei Fakten, kein Adjektiv.
• Worauf bist du am meisten stolz? „Auf den Mai. Der Dichtungslieferant war von einem Tag auf den anderen weg, und die Montage hat keinen Tag stillgestanden. Das stand in keinem Ziel, aber es war die wichtigste Arbeit des Jahres.“
• Was ist nicht gut gelaufen? „Die Lieferantenbewertung. 38 von 60, weil ich sie im Mai zurückgestellt habe. Ab Januar mache ich 15 je Quartal.“ Lücke, Ursache, nächster Schritt.
• Wie zufrieden bist du mit der Zusammenarbeit? „Mit dir gut. Mit der Produktionsplanung besser als im Vorjahr, aber ich erfahre Änderungen an Stückzahlen oft erst, wenn die Bestellung schon raus ist. Ich wünsche mir, dass ich in den Verteiler der Planungsrunde komme.“
• Wo siehst du dich in zwei Jahren? „Als Verantwortliche für die Warengruppe Elektronik, mit dem Fachwirt in der Tasche. Den ersten Schritt würde ich gern im dritten Quartal machen, wenn die Stelle frei wird.“ Wer seine eigenen Karriereziele kennt, der antwortet so: mit Rolle, Abschluss und Zeitpunkt.
• Was brauchst du von mir? „Zwei Tage Freistellung im Monat für den Lehrgang und eine Einführung bei den drei wichtigsten Elektronik-Lieferanten vor der Übergabe.“ Wer hier nichts nennt, der bekommt auch nichts.

Eine Antwort fehlt mit Absicht, die zum Gehalt. Das Gehalt gehört in ein eigenes Gespräch. Wer es ansprechen will, der bittet am Ende um einen Termin dafür. Sonst liest deine Führungskraft jeden Beleg als Argument für eine Zahl.

Selbstbeurteilung als Mitarbeiter: die Skala ehrlich ankreuzen

Viele Bögen haben eine Skala mit fünf Stufen, von übertrifft die Anforderungen deutlich bis erfüllt sie nicht. Bei der Selbstbeurteilung als Mitarbeiter kreuzen die meisten überall die Mitte an. Das wirkt bescheiden und sicher. Es ist nur keine Aussage, denn wer überall dieselbe Stufe wählt, der sagt nichts über sein Jahr. Auf der anderen Seite des Tisches liegt dieselbe Skala, wie sie die Mitarbeiterbeurteilung mit fünf Kriterien beschreibt.

Das Gegenteil ist ebenso verbreitet. Marshall Goldsmith beschreibt in seinem Buch Was Sie hierher gebracht hat, wird Sie nicht weiterbringen, dass sich die große Mehrheit erfolgreicher Berufstätiger im oberen Fünftel ihrer Kollegen sieht. Rein rechnerisch kann das nicht für alle stimmen. Wer sich überall oben einordnet, der zwingt seine Führungskraft, jede Stufe einzeln herunterzuhandeln, und das Gespräch wird zum Basar.

Die Regel für die Skala ist deshalb einfach: Kreuze an, was dein Beleg hergibt, nicht was dein Gefühl sagt. Wo du das Ziel übertroffen hast, darfst du übertrifft ankreuzen. Wo du es verfehlt hast, kreuzt du teilweise an und schreibst die Ursache daneben. Nora hat ihren Bogen so ausgefüllt:

• Preise für Normteile: übertrifft die Anforderungen, Beleg 4,2 statt 3 Prozent.
• Neue Lieferanten für Hydraulikteile: erfüllt teilweise, einer von zwei qualifiziert, der zweite im Audit für Februar.
• Einarbeitung von Jana: erfüllt voll, Jana arbeitet seit Juni allein.
• Lieferantenbewertung: erfüllt teilweise, 38 von 60, Plan für 15 je Quartal.

Zweimal teilweise, das sieht auf dem Papier schlechter aus als viermal voll. Im Gespräch ist es stärker. Markus sieht, dass Nora die Lücken selbst gefunden hat, und muss sie nicht suchen. Das bedeutet: Eine ehrliche Skala kostet dich im Bogen vielleicht eine Stufe. Dafür bekommst du im Gespräch das Vertrauen, dass auch deine oberen Kreuze stimmen.

Und wenn deine Führungskraft anders ankreuzt als du? Dann frag nach dem Beleg, nicht nach der Note. Woran machst du das fest? Wer nach dem Beleg fragt, der verwandelt einen Streit über Stufen in ein Gespräch über Ereignisse.

Die drei Fehler, die niemand bemerkt

Die meisten Selbsteinschätzungen scheitern nicht an schlechten Formulierungen. Sie scheitern an drei Fehlern, die sich beim Schreiben richtig anfühlen und erst im Gespräch auffallen. Welcher davon ist deiner?

• Das Gedächtnis der letzten acht Wochen. Wer die Selbsteinschätzung im Dezember aus dem Kopf schreibt, der beschreibt den Herbst. Der Erfolg im Februar ist vergessen, die Panne im November steht ganz oben.
• Die verschwiegene Lücke. Man lässt weg, was nicht geklappt hat, in der Hoffnung, dass es niemand anspricht. Es spricht immer jemand an. Dann kommt die Lücke von der anderen Seite, ohne Ursache und ohne Plan, und du verteidigst dich, statt zu erklären.
• Der Wunsch ohne Datum. Ich möchte mich weiterentwickeln, ich hätte gern mehr Verantwortung. Solche Sätze stehen in fast jedem Bogen. Ein Wunsch ohne Zeitraum und ohne Bedarf lässt sich nicht zusagen. Er lässt sich nur zur Kenntnis nehmen.

Von der Selbsteinschätzung zur Zielkette: Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag

Eine Selbsteinschätzung ist eine Rückmeldung, die einmal im Jahr kommt. Edwin Locke und Gary Latham haben in A Theory of Goal Setting and Task Performance von 1990 gezeigt, dass konkrete, anspruchsvolle Ziele zu mehr Leistung führen als die Aufforderung, sein Bestes zu geben, und dass Rückmeldungen zum Fortschritt diese Wirkung verstärken. Wer sein Ziel nur im Januar sieht, der bekommt diese Rückmeldung zu spät, um noch etwas zu ändern.

Aus Noras Gespräch kommt ein Entwicklungsziel für das Jahr: die Warengruppe Elektronik ab dem dritten Quartal verantworten. Damit das Ziel nicht bis zum nächsten Januar in der Schublade liegt, übersetzt sie es in fünf Ebenen. Die dritte Spalte zeigt, welcher Beleg auf jeder Ebene für die nächste Selbsteinschätzung entsteht.

Der wichtigste Teil der Kette ist die Woche. Jeden Freitag notiert Nora in zehn Minuten zwei Belege: was erledigt ist, als Zahl, und was sich bewegt hat, mit Datum. Wie so ein kurzer Rückblick aufgebaut ist, steht im Wochenrückblick in zehn Minuten. Wer das 45 Wochen lang tut, der hat im Dezember rund 90 Belege. Die nächste Selbsteinschätzung schreibt sie dann aus ihrer Liste.

In Gaapp ist genau diese Kette der Kern: ein Jahresziel oben, darunter Quartal, Monat, Woche und Tag, und der Fortschritt jeder Ebene zählt nach oben. So siehst du im Juni, ob das dritte Quartal noch realistisch ist, und nicht erst im Januar. Wie aus einem Jahresziel ein Weg mit Zwischenzielen wird, zeigt der Leitfaden Ziele erreichen.

Drei Fragen, bevor du deine Selbsteinschätzung abgibst:

• Steht hinter jedem Ziel eine Zahl, und kann deine Führungskraft sie nachprüfen?
• Hast du mindestens eine Lücke selbst benannt, mit Ursache und nächstem Schritt?
• Endet dein Bogen mit einem Wunsch, der einen Termin und einen Bedarf hat?

Wer eine der drei Fragen mit Nein beantwortet, der hat nicht zu bescheiden geschrieben, sondern zu ungenau. Noras zweiter Entwurf hat das Gespräch um 20 Minuten verkürzt, weil Markus nichts mehr suchen musste, und die gewonnene Zeit ging an die Warengruppe Elektronik. Kurz gesagt: Eine Selbsteinschätzung ist kein Urteil über dich, sondern die beste Vorlage, die deine Führungskraft für das Gespräch bekommen kann.

Häufige Fragen zur Selbsteinschätzung im Mitarbeitergespräch